Devamı ....  B U R A D A

EXCEL PÜF NOKTALARI


69-OTOMATİK TOPLAMA
Satırlarda verilerim bulunuyor. Bu verilerin yanına da o satırın toplamını yazmak istiyorum . E2 hücresine gelip otomatik toplama tuşuna bastığımda aynen istediğim gibi B2:D2 toplamı buraya yazılıyor. E3 hücresi için de problem yok. Ancak E4 hücresinden itibaren problemler başlıyor. E4 hücresine gelip otomatik toplama tuşuna basınca bu sefer bu hücreye E2:E3 toplamı yazılıyor. Bu neden oluyor? Neyi yanlış yapıyorum?
Siz herhangi bir şeyi yanlış yapmıyorsunuz. Bu problem 123 for Windows’da da var, Quattro Pro for Windows’da da. Nedeni ise otomatik toplamanın yatay-dikey ayrımı yapmaması. E2 satırında yukarıda yer olmadığı için soldakileri topluyor, E3 satırında yine yukarıda sadece tek bir sayı olduğu için soldakileri topluyor. E4’e gelince işler karışıyor çünkü burada hem yukarıda hem de solda sayılar var. Öncelik yukarıdaki sayılara veriliyor (zaten biz de sayıları alt alta yazıp toplamaz mıyız?) ve E2:E3 arası toplanıyor.
Probleminizin çözümü çok basit ve bütün hesap tablosu programları için geçerli. Bütün yapacağınız otomatik toplama tuşuna basmadan önce B2:E4 alanını seçili duruma getirmek. Daha sonra da otomatik toplama tuşuna basmak. Böyle yapınca aynen istediğiniz gibi B ile D arasındaki sayılar toplanacak ve E sütununa yazılacaktır.
70-HÜCRELERİ OTOMATİK OLARAK DOLDURMA
Hesap Tabloları son sürümlerinde, otomatik doldurma araçlarını hizmetinize sunmuştur. Diyelim ki hesap tablonuzda sık sık işyerinde çalışanların isimlerini kullandığıjnız dosyalar var. Her seferinde bu isimleri tek tek girmek yerine otomatik doldurma araçlarını kullanabilirsiniz. 1-2-3'de "Fill by Example", Excel'de "Auto Fill", Quattro Pro'da "Speed Fill" ardışık kalıplar yaratıp istediğinizde kullanmak mümkün. Lotus 1-2-3'de sık sık kullanacağınız listeyi programın FILLS.INI dosyasında oluşturuyorsunuz. Bu dosya SR4WPROGRAMS alt dizininde bulunuyor.
Lotus halihazırda 3 tane set kullanmış size [SET 4] ile başlamak düşüyor. Listemizde kullanacağımız maddeleri ITEMx=,(x burada listedeki madde numarasını veriyor) diye ayrı ayrı satırlara giriyoruz. Listenizin hep aynı kalmasını istiyorsanız boş bir satıra
case=exact yazmanız gerekiyor. Listeyi kullanmak artık çok kolay istediğiniz bir hücreye bir madde yazın ve alanı belirleyin daha sonra Range * Fill by Example komutunu çalıştırın. Listeniz hazır.
Excel 5.0'da böyle bir işlem yapmak için daha az uğraşıyorsunuz. Menüden Tools* Options komutlarını ve hemen ardından Custom List'i seçiyoruz. New Liste'e bir kere tıklayın ve listenizi oluşturun. Listeyi kaydetmek için Add'e tıklayın.
Kullanım ise 1-2-3 ile hemen hemen aynı. Listeden bir maddeyi hücreye yazıp, hücrenin köşesinde + belirince sürükleyin. Ayrıca bir yol daha var: Alanı belirledikten sonra Edit * Fill komutlarını seçmek.
Quattro Pro'da da 1-2-3 ile hemen hemen aynı yolu izliyoruz. Onun da QPW.INI isimli bir dosyası var. Kalıpları bu dosyaya yzıp kaydediyorsunuz. Örneğin Çalışanlar=Serkan, Fulya, Burak dediğinizde Çalışanlar listenin ismi oluyor. Artık kullanım için geriye sadece isimlerden birini girip alanı belirlemek ve Speed Fill komutunu vermek kalıyor.
71-KÜÇÜK KÜÇÜK NOTLAR
İçeriği karışık hücreler için açıklama yazmak Excel’de çok sık yapılan bir işlemdir. Özellikle karmaşık fonksiyonlar içeren hücrelerin yanına genellikle o hücredeki formülleri açıklayan metinler girilir. Excel’de daha önceki sürümlerde de bulunan Not ekleme özelliği bu açıklama metinlerinin çalışma sayfalarında ve çıktılarda gereksiz yer harcamalarını engeller. Herhangi bir hücreye bir not eklemek için Insert/Note’u seçmeniz ve istediğiniz metni girmeniz yeterlidir. Eğer isterseniz ve ses kartınız varsa sesli bir mesaj da kaydedebilirsiniz. Bundan sonra not eklenmiş hücrelerin sağ üs köşelerinde küçük kırmızı bir üçgencik belirecektir. Bu hücrelerin üzerine geldiğinizde notu içeren bir kutu açılacaktır. Hatta kaydetmiş olduğunuz ses dosyası da otomatik olarak çalınıyor. Eh, bu kadar kolaylık sunulunca da kullanmamak olmaz!
72-SATIRLARI İSTİLA EDEN DEĞERLER
Hesap tablosu olarak Excel kullanıyorum. Veriler sütunlarda duruyor ve ben bu değerlerden en fazla tekrar edilenleri bulmak ve sütunun en üstüne otomatik olarak yazdırmak istiyorum. Bunu nasıl başarabilirim? Ece Tekin / İZMİR
Excel tam bu iş için kullanılacak bir formül geliştirmiş. =ENÇOK_OLAN() adındaki bu formül verdiğiniz bir aralıkta en fazla tekrar eden değeri gösteriyor. Yandaki gibi bir hesap tablosuna sahip olduğunuzu varsayalım. Değerler B2:B8 aralığında sütununda yer alsınlar. B1 hücresine de B sütununda en fazla tekrar eden değerin yazılmasını istiyorsunuz. O zaman B1 hücresine gireceğimiz formül
=ENÇOK_OLAN(B2:B8)
şeklinde olacaktır. Bu durumda yan örneğimizde görüldüğü gibi B1 hücresinin değeri en fazla tekrar edilen sayı olan 3 olacaktır.
73-KLASÖRLERİNİZLE ÇALIŞIRKEN BEŞ PÜF NOKTASI
EĞER içini görüntülemek istediğiniz klasörün sabit diskteki adresini biliyorsanız, bu klasöre ulaşmak için iki saat klasörden klasöre tıklayarak atlamak yerine klavyeden klasörün adresini yazmak daha kolaydır. İşte size klasörlerinizle daha verimli çalışmanızı sağlayacak birbirinden değerli 5 püf noktası: L veya L tuşlarına basarak ' Çalıştır' penceresini ekrana getirin. Artık klasörün adresini tıkır tıkır yazarak klasörün içeriğini ekrana çıkartabilirsiniz. Buraya ' Winword' veya ' Excel' gibi program isimleri yazarak bu programların çalışmasını, veya kayıtlı programaların belgelerinin isimlerini yazarak bu belgelerin açılmasını da sağlayabilirsiniz. Örneğin ' C:ocak 98 apor.xls' yazıp tuşuna bastığınızda Windows size bu Excel belgesini açıverecektir. Bir Windows gezgini penceresinde A G (Araçlar * Git) tuşlarına basarak da klasörün adını yazacağınız bir diyalog kutusunu ekrana getirtebilirsiniz. Sık sık bu yöntemi kullanıyorsanız, bu diyalog kutularının içinde yukarı veya aşağı ok tuşlarını kullanarak daha önceden açılmış olan klasör veya programları tekrar ekrana getirebileceğinizi bilin, günü birinde işinize yarayabilir. Bu arada, sık sık kullanılan bir programın veya klasörün ismini yazarken ekrana bakın bir taraftan da. Çünkü Windows bir iki tuş vuruşundan sonra daha önce açılmış uygun bir klasör ismi varsa bunu ekrana getiriveriyor, size de sadece tuşuna basmak kalıyor. DOS penceresi içerisinde iken bir klasöre atlamak istediğinizde komut satırında ' START C:ocak 98' yazıp tuşuna basmanız yeterlidir. Bir ağ bilgisayarında paylaştırılmış olan bir klasöre işaret etmek istediğinizde çift ters bölü kullanabilirsiniz. Örneğin Orhan isimli bir bilgisayarda paylaştırılmakta olan deneme isimli bir klasörün içeriğini orhandeneme şeklinde bir satır ile görüntüleyebilirsiniz.
74-ALANLARA İSİM VERME
Hesap Tablosu yazılımlarında, alanları hücre adresleri ile tanımlamak yerine isim de verilebildiğini duydum. Bu konuda beni aydınlatırsanız çok memnun olurum.
Çalışma tablosundaki alanları hücre adresleriyle tanımlayabileceğiniz gibi isim de verebileceğiniz doğru. Eğer Excel'de çalışıyorsanız, isim vermek istediğiniz alanı işaretleyip Formula * Define * Name komutlarını seçip, belirlediğiniz alana vermek istediğiniz ismi yazın. 1-2-3'de önce / Rnage * Name * Create komutlarını seçip, sonra alan ismini ve adresini yazıp Enter'a basın.
Qattro Pro'da Edit * Names * Create komutlarını seçip alan ismini yazın. Burada isim verilen alan, bazen bir hücre bazen de birden fazla hücreden oluşan bir alan olabilir. İsmi TOP olan B1..B30 alanında toplamak istediğiniz sayıların var olduğunu farz edelim. Bu işlemi, Quattro Pro ve 1-2-3'te
@SUM(B1..B30) veya
@SUM(TOP) ile, Excel'de
=SUM(TOP) formülleri ile yapabilirsiniz.
75-FORMÜL GİRMENİN KOLAY YOLU
EXCEL'İN artık hesap tablolarında bir sütunun başlığından sütun içeriğini isimlendirecek kadar akıllandığını biliyor musunuz. Örneğin başlığı DENEME olan bir grup sayıyı toplamak istediğinizi varsayalım. Eskiden olsa bu sayıları ya =TOPLA(A1:A10) formülü ile toplar ya da bu sayı topluluğuna bir isim verir ve =TOPLA(isim) formülünü kullanırdık. Artık bunlara gerek yok. Aşağıdaki örnek resimde görüldüğü gibi bir tablonun başlıklarını kullanarak Excel'e toplama işlemi yaptırabiliyorsunuz. Resim her şeyi anlatıyor, bütün yapacağınız toplamın yazılacağı hücreye gitmek ve =TOPLA(sütun_başlığı) formülünü kullanmak.
76-EĞER İŞLEVİNİN KULLANILMASI:
Benim bir hesap tablom var, tablomun bir sütununda değişik sayılar yer alıyor. Ben, bu sayıların tipine göre yandaki hücrelere değişik bilgiler yazılmasını istiyorum. Örneğin bu sayı 1 ise "ali", 2 ise "veli" yazılması gibi. Bunu nasıl başarabilirim.
Excel'in EĞER formülünü birkaç kere iç içe kullanarak bu istediğinizi başarabilirsiniz. EĞER formülü
EĞER(karşılaştırma; doğruysa; yanlışsa)
şeklinde kullanılır. Karşılaştırma bildiğimiz mantıksal bir karşılatırmadır. Örneğin 1>2 veya A1=1 gibi. Bu karşılaştırmanın sonucu "doğru" ise "doğruya" bölümündeki değer, yanlış ise "yanlışsa" bölümündeki değer görüntülenir. YANLIŞSA bölümünün içinde bir EĞER formülü daha kullanarak başka bri durumda neler yapılmasını istediğinizi Excel'e anlatabilirsiniz. Sizin durumunuzda kullanacağınız formül
=EĞER(A1=1;"ali";EĞER(A1=2;"veli";"yok"))
şeklinde olacaktır. Burada ilk önce A1 hücresinin değerinin 1 olup olmadığı kontrol ediliyor, eğer 1 ise "ali" metni görüntüleniyor. Eğer değil ise bu sefer de yine A1 hücresinin değerinin 2 olup olmadığı kontrol ediliyor, eğer 2 ise "veli" metni görüntüleniyor. Eğer bu iki seçenekten biri değilse A1 hücresinin değeri, o zaman da "yok" metni görüntüleniyor. Değişik seçeneklere göre iç içe daha fazla EĞER formülü kullanarak istediğiniz sayının karşılığında istediğiniz metnin görüntülenmesini sağlayabilirsiniz. Örnek için aşağıdaki resme bakabilirsiniz.

77-BİR SÜTUNDA KAÇ TANE (EĞERSAY İŞLEVİ)
Excel tablomdaki bir sütunda bir hücrenin kaç kere tekrar edildiğini öğrenmek istiyorum. Ancak bu sayfada öyle bir yapı kurmalıyım ki, örneğin veriler A sütununda iseler B1 hücresine yazdığım değerin sütunda kaç kere tekrar edildiği B2 hücresinde yazılsın. Bunu nasıl başarabilirim.
Sorunuzun cevabı altta görülen Excel dosyasında saklı. Kullanılan formül ise EĞERSAY() formülü. Bu formülün iki parametresi var. Birinci parametresinde sayılacak sütunun adresini, ikinci parametrede ise aranacak ve sayılacak sayı veya metni veriyorsunuz.
Bu örnekte aranacak sütun A sütunu. Burada B2 hücresinde kullanılan formül
=EĞERSAY(A:A;B1)
şeklinde. Yani diyor ki, "A sütununda B1 hücresi ile aynı olan kaç tane hücre var? Bana göster!". Sonuç olarak ekran görüntüsünden de inceleyebileceğiniz gibi, B1 hücresine "ali" yazılmış, bu sütunda 2 tane "ali" olduğu için B2 hücresinde de 2 yazıyor.
78-UZUN İSİM VERMEYİN
Excel'de dosya isimlerinin genişliği maksimum 21 karakter olabilir. DOS'un 8 karakter sınırından sonra 21 karakter genişliğinde dosya ismi tanımlamak ilk anda cazip gelebilir. Fakat bu durumda isim verme süreci zaman alıcı olabilir. Bu arada çalışma tablosu içinde kullandığınız alanların da isimlerinin kısa olmasına dikkat etmelisiniz. Çünkü çalışma tablosu içinde bir hücre içinde maksimum 255 karakter yazabilirsiniz. Bu nedenle hücre içinde yazacağınız formüller içindeki uzun alan isimleri nedeniyle hücredeki formül yazımınızı tamamlamadan formülünüz 255 karakteri aşacaktır.
79-ORTALAMAYA YAKIN SAYI
Excel'de uzun bir liste halinde sayılar girdim. Öyle bir formüle ihtiyacım var ki; ortalama sayıya en yakın sayıyı bulmalı. Böyle bir formül var mı?
Diyelim ki sayılarımız "Değerler" isimli bir alanda olsun. Formülü
=INDEX(Değerler,MATCH(MIN(ABS(Değerler-AVERAGE(Değerler))),ABS(Değerler-AVERAGE_
(Değerler))),ABS(Değerler-AVERAGE(Değerler)),0)
şeklinde yazdıktan sonra Ctrl+Shift ve Enter tularına basınız. Formülün işleyişine gelince; ABS(Değerler-AVERAGE(Değerler)) kısmı, array formüldeki pozitif sayıların sapmalarını verir. MIN sapmalar içinde en küçüğünü bulur. MATCH ise bu en küçük sayının sapmalar içindeki yerini bulur. Son olarak INDEX ise sayıyı o anki pozisyonundan orijinal listedeki pozisyonuna gönderir.
80-HÜCREYE BİR SATIRDAN FAZLA YAZMAK:
Elbette mümkün. Hücre sonuna gelen metnin alt satırdan devam etmesi işlemine Microsoft Türkçesinde “metin sarma” adı veriliyor. Metni sardıracağınız hücreleri seçili duruma getirin. Seçili hücrelerin üzerinde herhangi bir noktaya sağ fare tuşuyla tıklayıp açılan menüden Hücreleri Biçimle komutunu çalıştırın. Ekrana gelen diyalog kutusunun Hizalama bölmesinde Metni Sar seçeneğini işaretleyin ve Tamam düğmesine tıklayın. Bu diyalog kutusunda metnin hizalanması ile ilgili diğer seçenekleri de bulacaksınız.
81-SIRALI DEĞERLERİ OTOMATİK DOLDURMA:
Hücreler belirli bir düzende artan ya da azalan değerler girecekseniz sakın tüm verileri klavyeden tek tek girmeye kalkmayın. Excel’de bu işin de bir kolayı var. Eğer seriniz doğrusal bir artış sergiliyorsa, sadece ilk iki veriyi girin, daha sonra bu iki hücreyi işaretleyip, kulp denilen, işaretli alanın sağ alt köşesindeki siyah noktayı sürükleyin. Eğer büyüyen bir artış görmek istiyorsanız, sağ tuşla sürükleyin ve açılan menüden Growth Trend’i seçin. Eğer sadece tek hücre seçerseniz, tüm alanlar o hücrenin değeriyle doldurulur. İşaretli hücre bir tarih bilgisi içeriyorsa, otomatik olarak günler arttırılır.
82-HÜCRE ÇİZGİLERİNİ GÖSTERMEK/GİZLEMEK
BİR Excel tablosunda çalışırken hücrelerin boyutlarını gösteren kılavuz çizgilerini zaman zaman göstermek zaman zamanda gizlemek isteyebilirsiniz. Bu işi yapacağk bir düğmeyi araç çubuğuna eklemeye ne dersiniz. Böylece bu düğmeye bir defa bastığınızda kılavuz çizgileri görüntülenir, bir defa daha bastığınızda gizlenir. Böyle akıllı bir düğmeyi araç çubuğuna eklemek için aşağıdaki adımları takip edin.
Araçlar menüsünden Özelleştir komutunu çalıştırın.
Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Komutlar bölümüne gidin.
Kategoriler listesinde Formlar seçeneğini seçili duruma getirin. Sağ taraftaki bölümde Kılavuzu değiştir seçeneğini bulun.
Bu seçeneğin üzerine gidin, sol fare düğmesine basın, basılı tutun ve düğmeyi araç çubuklarından herhangi birinin üzerine sürükleyip bırakın.
Tamam düğmesine basarak diyalog kutusunu kapatın.
Artık araç çubuğunda oluşturmuş olduğunuz bu düğmeye basarak kılavuz çizgilerini bir gösterebilir, bir gizleyebilirsiniz.
83-DÜĞMELERİN TANIMLARINI DEĞİŞTİRMEK
DÜĞMELERDEN başladık, düğmelerden devam edelim derim. Herhangi bir Excel araç çubuğundaki düğmenin üzerine fare imlecini getirip biraz bekletirseniz sarı minik bir açıklamanın ekrana geldiğini görürsünüz. Genelde komutun adını içeren bu açıklamayı istediğiniz gibi değiştirebileceğinizi biliyor musunuz.
Yine bir önceki örnekte oluşturduğumuz "sadece görünür hücreleri seçme" düğmesinin açıklamasını "bu düğmeye tıkladığınızda sadece görünür durumdaki hücreler seçilir, gizli hücreler seçilmez" şeklinde bir pehlivan tefrikası yapmak için aşağıdaki adımları izleyin:
1. Herhangi bir araç çubuğunun üzerinde sağ fare düğmesine basın.
2. Açılacak olan menüden Özelleştir komutunu çalıştırın. Özelleştir diyalog kutusu açılacaktır.
3. Açıklamasını değiştirmek istediğiniz düğmenin üzerinde sağ fare düğmesine basın.
4. Ad bölümüne tıklayın, buradaki açıklamayı silin ve kendi açıklamanızı yazın.
5. ENTER tuşuna basın, Özelleştir diyalog kutusunu kapatın.
İşte bu kadar. artık bu düğmenin üzerine fare imlecini getirip biraz bekleyince yazmış olduğunuz açıklama görüntülenecektir. Örnek için aşağıdaki resme bakabilirsiniz.
84-EXCEL'DE SIFIR ATMA
Excel'de hazırladığım tablolarda bol sıfırlı sayılar kullanıyorum. Fakat bunların sütunlara sığması zor oluyor. Sıfırları saklamanın bir yolu yok mu?
Excel'de yaptığınız çalışmalarda bol sıfırlı sayılar kullanıyorsanız, yazdığınız sayının görülebilmesi için sütun genişliğini arttırmanız gerekebilir. Bu da çalışma tablosunun geniş bir alana yayılmasına neden olur. Sütun genişliğini arttırmak yerine bu sayıların 0 olan 3, 6, 9 veya daha fazla hanesini saklayabilirsiniz. Bunun için FORMAT NUMBER komutlarını seçip, ekrana gelen menüden Code Text Box seçeneğini Tab tuşunu kullanarak veya fare ile seçerek #,##0, ifadesini yazmalısınız. Böylece çalışma tablonuzda yazdığınız 100000000 sayısı 100000 olarak, eğer #,##,0,, formatını kullanırsanız 100 olarak görüntülenir.
85-EXCEL DİZİ FORMÜLLERİ İLE SEÇİLİ VERİLERİN ÖZETLENMESİ
Hastanemizde kullanılan ana server'ımızdaki veri tabanından istediğim kriterlere uygun verileri Excel Workbook'uma aktarıyorum. Excel üzerinde bu verileri Pivot tablolar yardımı ile çeşitli analizler yapabilmek için parçalara ayırıyorum. Pivot tablolar benim çeşitli gruplardaki kayıtlarımın toplamlarını veya ortalamalarını almama yardımcı oluyor fakat ben bunların haricinde median hesabını da yapabilmek istiyorum. Excel'deki median() fonksiyonunu biliyorum fakat bir Pivot tablodan median üretme yolu var mı?
Hayır. PivotTable'lar Worksheet'lerdeki gibi istatistiki fonksiyonlar içermezler. Ancak bir alan formülü kullanarak bu işi başarabilirsiniz. Bu işi, verdiğimiz örneği kendinize uyarlayarak adım adım gerçekleştirebilirsiniz. Biz, örnek olarak sizin göndermiş olduğunuz dosyanın bir benzerini kullandık. Hazırladığımız örnek Pivot tablo her doktorun hastalarının ortalama vizite sürelerini hesaplıyor. Değerler eklenmiş olan alan formülü ile seçiliyor ve median'ı hesaplanıyor.
· Yeni bir belge açın ve örnek resimde görülen A1:D17 hücreleri arasındaki veri tabanının aynısını oluşturun· C2:C17 arasındaki hücreleri işaretleyin, sonra Ekle menüsünden Ad * Tanımla komutunu çalıştırın. Alana isim olarak "dok_ad" girin ve Tamam tuşuna basın. Aynı işlemi D2:D17 hücreleri için yapın yalnız burada alana isim olarak "kal_sure" ismini verin.· Veri tabanınız içinden herhangi bir hücreyi seçin ve menüden Veri * Özet Tablo komutunu çalıştırın. Ekrana özet tablo sihirbazının penceresi gelecek. Burada ilk iki adımı üzerinde "ileri" yazan düğmelere basarak geçin. · 3.adımda, alan tuşlarını (düğmelerini) sağ iç tarafa sürükleyerek aşağıdaki görüntüyü oluşturun. Örneğin "kalış süresi" düğmesini özet tablonun üzerine sürüklediğinizde ekranda üzerinde "toplam kalış süresi" yazan bir düğme görüntülenecektir.
· özet tabloyu örnek resimdeki gibi hazırladıktan sonra Özet Tablo sihirbazının "son" düğmesine basın. Pivot tablo hazırlanacak ve Excel belgenize yapıştırılacaktır. · Ortalama kalış süresini de özet tablonun yanında görüntülemek için özet tablonun B1 hücresindeki, üzerinde Veri yazan düğmenin üzerine bir kere tıklayın ve elinizi farenin düğmesinden çekmeden düğmeyi sağa doğru sürükleyin. Sürükleme esnasında fare simgesi dikey tablodan yatay tabloya dönüşene kadar sürükleme işlemine devam edin. · D2 hücresine "Median" etiketini yazın. D3 hücresine

=ORTANCA(EĞER(dok_ad=A3;1*kal_sure;""))

formülünü girin. Bu formülün bir dizi formülü olarak işlenmesi için tuşlarına basın. Aynı formülü D4 ve D5 hücrelerine kopyalayın. İşte median değerleriniz!
Bu örnekte, EĞER() fonksiyonu her hasta için vizite süresini hesaplar. Daha sonra kullanılan ORTANCA() fonksiyonu her doktor için ayrı ayrı vizite süresinin median değerlerini hesaplar.
86-WORD VE POSTA LİSTELERİ
Merhaba. Geçtiğimiz aylarda yazdığınız bir püf noktasında Word'ün adres-etiket birleştirme seçeneklerini kullanarak Word belgelerinin içinde Excel'den veri alabileceğimizden bahsetmiştiniz. Benim ise farklı bir isteğim var. Acaba Word'ün yine bu adres-etiket birleştirme seçeneklerini kullanarak arkadaşlarıma özel e-mail'ler gönderebilir miyim? Yani içlerinde isimlerinin yazdığı mailler gibi. Bunu nasıl başarabilirim? Word 97 ve Outlook Express kullanıyorum.
Ben de bu tür bir soru ne zaman gelecek diye bekleyip duruyordum. Internet ile o kadar iç içe geçti ki bilgisayar kullanıcıları, artık hemen hemen bütün işlerini e-mail yolu ile halletmek istiyorlar. Söylediğiniz seçeneğin olup olmadığını araştırdım ve buldum. Word ile bunu başarabiliyorsunuz, hem de çok güzel başarabiliyorsunuz. Bunun için önce sisteminizde değişik programlardan gelen e-mail isteklerine cevap verecek bir MAPI istemcisi bulunmalı. Hemen hemen bütün gelişkin e-mail programlarından MAPI istemcisi olma seçeneği bulunuyor. siz mektubunuzda Outlook Express kullandığınızı yazmışsınız. Bu yüzden önce Outlook Express'in nasıl MAPI istemcisi yapılacağını anlatayım. Başka e-mail programlarını kullananlar da kendi kullanmakta oldukları e-mail programı ile benzer ayarlar yapıp buy MAPI işini ayarlayabilirler.
Outlook Express programını MAPI istemcisi yapmak için önce programı çalıştırın. TOOLS menüsünden OPTIONS komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun GENERAL bölümüne gelin. Burada MAKE OUTLOOK EXPRESS MY DEFAULT SIMPLE MAPI CLIENT (Outlook Express'i basit MAPI istemcim yap) seçeneğini aktif hale getirin. Örnek için aşağıdaki resme bakabilirsiniz.
Bu ayarı yaptıktan sonra TAMAM düğmesine basıp diyalog kutusunu kapatın. MAPI ayarlarınızın aktif olabilmesi için Windows'u kapatıp açın. Windows tekrar açıldıktan sonra artık istediğiniz işlemi yapmaya başlayabiliriz.
Aşağıdaki örnek resimde görüldüğü gibi bir Excel dosyası oluşturun. Gördüğünüz gibi birinci sütunda e-mail göndereceğiniz kişinin adı, ikinci sütunda da bu kişinin e-mail adresi bulunuyor. Ben örnekte bizim editörlerin e-mail adreslerini kullandım, elbette sizin de listeniz değişik olacaktır. Dosyayı herhangi bir isim vererek sabit diskte bir yerlere kaydedin.
Dosyayı kaydettikten sonra Word uygulamasını açın. Bir belgeye e-mail mesajınızı yazın. Kullanıcı isminin yazılacağı bölümü boş bırakın, oraya sonra döneceğiz. E-mail mesajınızı yazdıktan sonra dosyayı kaydedin. Daha sonra ARAÇLAR menüsünden ADRES MEKTUP BİRLEŞTİR komutunu çalıştırın. Ekrana aşağıdaki örnek resimde de görüldüğü gibi üç adımlı bir diyalog kutusu gelecektir.
Burada önce gönderilecek olan mesajın yer aldığı belgeyi belirtmelisiniz. Bunun için birinci adımda YARAT * MEKTUP FORMLARI komutunu çalıştırın. Ve ekrana gelecek olan diyalog kutusunda ETKİN PENCERE düğmesine basın.
İkinci adımda bilgilerin alınacağı veri tabanını yani bizim örneğimizdeki Excel dosyasını Word'e bildirmemiz gerekiyor. Bunun için VERİ AL düğmesine basın. Açılacak olan menüden VERİ KAYNAĞI AÇ komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunu kullanarak adres ve isimlerin yer aldığı EXCEL belgesini işaretleyin. Belgeyi açtığınızda, Word sayfasında hiçbir veri alanının işaretlenmediğini bildiren bir hata mesajı ile karşılaşacaksınız. BELGEYİ DÜZENLE düğmesine basın. Bu düğmeye basınca diyalog kutularının kapatıldığına şahit olacaksınız. Word'ün üst tarafına da yeni bir araç çubuğu eklenecek. Şimdi bu araç çubuğunu kullanarak belge içerisinde arkadaşlarınıza yollayacağınız e-mail içerisinde yer alacak olan isim soyadı e-mail adresi gibi bilgilerin nereye yazılacağını ayarlayacaksınız.
Bir verinin yazılmasını istediğiniz yere imleci getirin. Daha sonra araç çubuğundaki BİRLEŞTİRME ALANI EKLE menüsünü kullanarak eklemek istediğiniz alanı belgeye ekleyin. İşiniz bittiğinde aşağı yukarı örnek resimde görüldüğü gibi bir Word belgesi ile karşılaşacaksınız.
Veri vaziyetini böyle ayarladıktan sonra tekrar ARAÇLAR menüsünden ADRES MEKTUP BİRLEŞTİR komutunu çalıştırın. Artık diyalog kutusunda BİRLEŞTİR düğmesine basabilirsiniz. Bu düğmeye bastıktan sonra ekrana gelecek olan diyalog kutusunun sol üst tarafındaki aşağı doğru açılan listeden "Elektronik Posta" seçeneğini aktif hale getirin. Bu seçeneği aktif hale getirdikten sonra KUR düğmesine basın ve burada Excel dosyasından e-mail adreslerinin alınacağı sütunun başlığını seçili duruma getirin. Hemen altında da gönderilecek olan e-mail mesajının SUBJECT yani konu bölümünde yazacak olan metni ayarlayın ve TAMAM düğmesine basın.
Şimdi Internet'e bağlanın. Daha sonra tekrar Word uygulamasına dönün ve Adres Mektup birleştirme diyalog kutusunda BİRLEŞTİR komutunu çalıştırın. Mail programınız kullanılarak yazmış olduğunuz e-mail mesajı Excel dosyasında ayarlamış olduğunuz e-mail adreslerine teker teker postalanacaktır. Geçmiş olsun.
87-EXCEL DOSYALARINIZI HTML OLARAK KAYDETMEK
Office 97'nin Internet desteği Web sayfası hazırlayan kullanıcıları oldukça memnun ediyor. Bu arada bu paketin Internet yeteneklerinden haberi de olmayanlar olabilir diye düşündük ve bu ay Excel belgelerini Internet üzerinde yayınlamak üzere HTML dosyaları olarak kaydetmeyi gösterelim dedik. Excel dahil herhangi bir Office uygulamasının belgesini HTML olarak kaydetmek için önce Web sayfası yazma eklentisinin pakete yüklenmesi gerekiyor. Bu eklentinin Office'nize yüklenip yüklenmediğini öğrenmek için basit bir yöntem var. Excel programını açın, boş bir belge ekrandayken Dosya menüsünü açın. Eğer menüde "HTML olarak kaydet" diye bir komut varsa Web sayfası yazma eklentisi sisteminize yüklenmiştir.
Eğer sisteminizde Web sayfası yazma eklentisi yoksa bu eklentiyi sisteme yüklemek için Office CD'nizi bilgisayarın CD-ROM sürücüsüne takın. Denetim Masasını açın ve Program Ekle/Kaldır simgesine çift tıklayın. Buradaki listede Microsoft Office'i bulun ve üzerine çift tıklayın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun (Office CD'sini takmanızı ister) TAMAM düğmesine basın. Office kurulum programı çalışacaktır. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Ekle/kaldır düğmesine basın. Buradaki seçeneklerden Web Sayfası Yazma seçeneğini aktif hale getirin ve TAMAM düğmesine basın.
Yükleme işlemi tamamlandığında TAMAM düğmesine basarak yükleme programını kapatın. Şimdi Excel dosyalarınızı HTML olarak kaydedebilirsiniz. Bir Excel hesap tablosunu HTML olarak kaydettiğinizde sayfa içerisindeki veriler bir tablo olarak, grafikler de GIF görüntü dosyası olarak kaydedilir. Aşağıdaki gibi basit bir Excel sayfasına sahip olduğumuzu varsayalım.
Burada görüldüğü gibi dosyamızda bir veri alanı ve bu veri alanını baz alarak çizilmiş olan bir grafik söz konusu. Şimdi dosyayı kaydedelim, daha sonra da HTML formatına dönüştürmek için Dosya menüsünden HTML olarak kaydet komutunu çalıştıralım.
Ekrana Internet yardımcısı sihirbazı gelecek. Dört adımda Web dosyası yazmanıza imkan veren bu sihirbazın birinci adımında HTML dosyasına kaydedeceğiniz verilerin girilmesi istenecektir. Basit Excel dosyalarının veri alanlarını sihirbaz otomatik olarak tanır ve kaydeder. Ancak karmaşık dosyalar söz konusu olduğunda burada bazı ayarlamalar yapmanız gerekebilir. Bir alanın HTML dosyasında tablo olarak görüntülenmesi için bu diyalog kutusunda Ekle düğmesine basın, fare ile tablo olarak görmek istediğiniz alanı seçili duruma getirin ve Enter tuşuna basın. Bu alan Aralık$x$y şeklinde listeye eklenecektir. Alanlar yukarıdan aşağıya listelenecektir. Web sayfasında üstte görülmesini istediğiniz alanları yukarı ok yardımı ile listede yukarıya aşıyabilirsiniz.
HTML dosyasına yazılacak olan veri alanlarını bu adımda belirledikten sonra İleri düğmesine basın. Bu düğmeye bastığınızda yeni bir adım gelecek. Burada dosyaları varolan bir HTML dosyasına eklemek veya sıfırdan boş bir HTML dosyası yaratmak kararlarından birini verebilirsiniz. Boş bir HTML dosyası yaratmak en iyisi, karışıklığa meydan vermez en azından. Tekrar İleri düğmesine basarak üçüncü adıma geçelim.
Bu adımda HTML dosyasının genel görünüşünün ayarlarını yapmak mümkündür. Örnek resimde de görüldüğü gibi, Web sayfasının başlığını, sayfada yazılacak olan mesajı ve güncelleme tarihini sayfaya bu diyalog kutusunu kullanarak girebilirsiniz.
Bu ayarları da yaptıktan sonra sihirbazın son adımına geldiniz. Burada sayfanın dilini ve hangi klasöre kaydedileceğini belirleyin. SON düğmesine bastığınızda dosyanız HTML olarak kaydedilecektir. Grafikler de aynı klasöre GIF dosyası olarak kaydedilir. Dosyayı kaydettiğiniz yere gidin ve HTML dosyasının üzerine çift tıklayın. Eğer aşağıdaki gibi bir görüntü ile karşılaşırsanız başarılısınız demektir.
88-GRAFİK YARATMAK:
EXCEL’ De istediğiniz grafiği yaratmak ve istediğiniz değerleri üzerinde göstermek .
Grafiği çalışma yaprağınızın ( işlem tablonuzun ) içinde görmek istiyorsanız, grafiğini çizmek istediğiniz verileri seçer ve araç çubuğu üzerindeki Grafik Sihirbazı düğmesine tıklarsınız. Yaratabileceğiniz grafik türlerinin sayısı seçmiş olduğunuz verilere bağlıdır. Bu veriler, ( bir sütün ya da satır gibi ) tekbir veri serisi içerebileceği gibi, bir çok satır ve sütunu, yani birden çok veri serisini içerebilir. Örneğin, çember grafikler tek veri serisi kabul ederler. Yani ne kadar satır ya da sütun seçersiniz seçilen, çember grafikte bu satır ya da sütunlardan yalnızca birincisi grafiklenir.
Kullanacağınız verileri seçtikten sonra, grafiğin konmasını istediğiniz yeri belirtmelisiniz. İstediğiniz kadar büyük ya da küçük bir alan belirtebilirsiniz. Daha sonra istediğinizde grafiğin boyutlarını değiştirebilirsiniz.
89-GRAFİK TÜRÜ SEÇMEK:
Microsoft Office 95 & 97'de Grafik Sihirbazı bir çok grafik türü içerir. Bu türler ya da kategoriler içinden, temel grafik türünün bir çok çeşidini ( alt türünü ) seçebilirsiniz. Örneğin kılavuz çizgileri ya da etiketler içeren bir çeşit seçebilirsiniz.
Seçtiğiniz grafik türüne bağlı olarak verilerinizin değişik görünüşlerini elde edebilirsiniz. Çubuk ve Sütun grafikler veri serilerini karşılaştırırlar; örneğin her bölgedeki, ya da her yılın satış rakamları gibi. Sütun grafikler zamanla değişen rakamların karşılaştırmasını yapmakta daha uygundur. Çember grafikler bir parçanın bütüne ne kadar katkısı olduğunu göstermek, alan grafikleri değerlerin zaman içindeki değişim miktarlarını göstermek için en uygun grafik türleridir. Değişik grafik türlerini kullanmaya başladıktan sonra, verebileceksiniz
90-MAKROLARI TÜM KİTAPLARDA ETKİN KILMAK:
Excel'de makro yaratmaya çalışıyoruz ama yazdığımız makro, sayfa
(sheet) olarak üzerinde çalıştığımız kitapa ekleniyor. Makroları tüm kitaplarda geçerli kılmanın yolu yok mu?
Bu, Excel'i yaratanların bir azizliği. Excel'de makrolar Word'den farklı bir şekilde kaydedilir. Makrolarınızı tüm belgelerde geçerli kılmak için şu yolu izlemelisiniz: Excel'de bir kitap (workbook) açın. Araçlar*Makro Kaydet*Yeni Makro Kaydet (Tools*Record Macro*Record New Macro) komutuna tıklayın. Karşınıza gelen diyalog kutusuna yeni makronuzun adını girin ve Seçenekler (Options) düğmesine tıklayın. Saklama Yeri (Store in) kısmında Kişisel Makro Çalışma Kitabı (Personal Macro Workbook)
seçeneğini işaretleyin. Tamam düğmesine tıklayarak açılan Modül sayfasında yeni makronuzu yazın. (Bu şekilde makro yazmak için Visual Basic for Applications dilini bilmeniz veya elinizde makro örneklerinin olması gerekir.) Dosyayı PERSONAL.XLS adıyla EXCELXLSTART dizinine kaydedin. Bundan böyle her Excel'i açtığınızda bu dosya karşınıza gelecek, yarattığınız her yeni makro bu dosyaya eklenecek ve üzerine açtığınız tüm dosyalarda tüm makrolarınız geçerli olacak. Tabii, Excel'i her açtığınızda PERSONAL.XLS dosyasının görünmesini istemeyebilirsiniz.
Öyleyse bu dosya açıldığında Pencere*Gizle (Windows*Hide) komutunu çalıştırın. Yeni bir makro yaratacağınız zaman bu dosyayı Pencere*Göster (Window*Unhide) komutuyla görünür hale getirmeniz gerektiğini de unutmayın.
91-VERİLERİ SIRALAMAK VE SÜZMEK:
Excel'de girdiğim verileri sıralamak veya süzmek (filtrelemek) istediğimde bunların doğru sırada olmadığını görüyorum. Nedendir ve nasıl düzeltilir?
Bu, büyük olasılıkla, girdilerin başında yanlışlıkla boşluk bırakıyor olmanızdan kaynaklanıyor. Ama tek tek bu boşlukları silmek zorunda değilsiniz. Seçtiğiniz hücrelerde bunu sizin yerinize yapan bir makro var:
Sub BoslukSil()
For Each c In Selection.Cells
c.Value=Application.Trim(c.Value)
Next c
End Sub
92-HESAPLAMA SONUÇLARININ RAKAMSAL DEĞER OLARAK GÖRÜNTÜLENMESİ:
Formül (işlev) kullanarak yaptığım hesapların, formül olarak değil, rakamsal değer olarak görünmesini istiyorum.
Bir hücrede formül kullanarak yaptığınız hesabı başka bir hücreye kopyalayacaksanız, bu hücreyi seçin ve Ctrl+C tuşları ile kopyalayın. Sonra kopyalama yapacağınız hücreye geçerek Düzen*Özel Yapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın. Ekrana gelen diyalog kutusunda Değerleri (Values) seçeneğini işaretleyip Tamam düğmesine tıklayın. Ama bir hücre veya hücre grubundaki formülleri rakamsal değere çevirmek istiyorsanız, şu makroyu da kullanabilirsiniz:
Sub Form2Deger()
For Each c In Selection.C ells
c.Formula=c.Value
Next c
End Sub
93-HÜCREYİ METNE UYDURMAK.
Excel'de yazdığınız bir metnin yazıldığı hücreye tamı tamına uymasını sağlamak için Biçim*Sütun*En Uygun Genişlik (Format*Column*AutoFit) komutunu kullanabilirsiniz. Bu işlemin en pratik yolu ise, metni girdikten sonra fare imlecini hücrenin bulunduğu sütunun başlığına götürüp, sağ hücre sınırı üzerine çift tıklamaktır. Aynı şey satırlar için de geçerlidir.
94-ÇOK UZUN SAYFALAR.
Excel durum çubuğu tüm sayfaları aynı anda görüntülemeye yetmez. Tüm sayfaları görmek için durum çubuğunun sağındaki sola sağa kaydırma düğmelerinin üzerine sağ fare tuşu ile tıklayın ve istediğinizi seçin.
95-OTOMATİK TOPLAM.
Bir sütundaki tüm değerleri toplamını o sütunun altındaki hücreye yazdırmak istiyorsanız, bu hücreye gelip araç çubuğundaki Otomatik Toplam (üzerinde sigma simgesi var) düğmesine tıklayabilirsiniz. Klavyeyi tercih edenler ise ++0 tuşuna basabilir.
96-ENTER TUŞUNU KONTROL EDİN.
Excel'de bir hücreye yazdıktan sonra tuşuna basarsanız, etkin hücre seçicisi bir alt hücreye, + tuşuna basarsanız bir üst hücreye geçer. Ama genelde alt alta hücreleri değil yan yana hücreleri dolduruyorsanız bu düzeni değiştirebilirsiniz. Araçlar*Seçenekler*Düzen (Tools*Options*Edit) bölmesine girin, Yön bölmesini Sağ olarak belirleyin. Artık tuşuna bastığınızda bir sağdaki hücre seçilecek.
97-HIZLI KOPYALAMA.
Bir hücrenin içeriğini bir alttaki hücreye kopyalamak istiyorsanız, alt hücreye gidip +<"> tuşlarına basın.
98-FORMÜL KOPYALAMA.
Aynı formülü aynı anda birden fazla hücreye girmek için, hücrelerin tümünü seçin, formülü yazın ve + tuşuna basın.
99-BÜYÜK ALANLARI SEÇMEK.
Büyük bir veri alanını fare ile kaydırarak seçmek yerine bir anda geniş bir seçili alan oluşturabilirsiniz. Bunun için +* tuşlarına basmanız yeterli. Excel sizin için bu büyük alanı seçecektir.
100-HESAPLAMA SONUÇLARINI BAŞKA SAYFALARDA KULLANMAK:
Hücrelerde formüller kullanarak hesaplama yaptırıyoruz. Bulunan değerleri başka sayfaların başka hücrelerinde de kullanmanın pratik bir yolu var mı?
Diyelim ki, Sayfa1'in D sütununa mart ayı giderlerini kalem kalem girdiniz ve sütun sonunda tüm giderleri toplayıp mart ayı giderlerini buldunuz. Bu toplamı başka hücrelerde kullanacaksanız kopyalayıp yapıştırmak yetmez; çünkü formülde hücre adresleri yeni hücrenin konumuna göre değişir; yani bir anlamda değerler değil formül
kopyalanır. Yapılacak iş, formülü değil hücre adresini kopyalamaktır.
Örneğin mart ayı toplamı, Sayfa1'in D5 hücresinde ise bunu başka bir sayfadaki başka bir hücreye kopyalarken =Sayfa1!D5 formülünü kullanmanız gerekir. Bunun pratik yolu ise, kaynak alınacak hücrelere bir ad vermektir. Örneğin, orijinal mart ayı toplamının bulunduğu hücreyi seçip Ekle*Ad*Tanımla (Insert*Name*Define) komutunu çalıştırırsanız, karşınıza Ad Tanımla (Define Name) diyalog kutusu çıkar. Çalışma kitabındaki adlar (Names in workbook) kısmına bir ad girin (örneğin mart_toplam). Burada sözcükler arasında boşluk bırakmamaya dikkat edin. Tamam düğmesine tıkladığınızda o hücrenin bir ismi olur. Artık o çalışma kitabının herhangi bir sayfasında herhangi bir hücreye =mart_toplam yazdığınızda, orijinal hücredeki mart ayı toplamı görünecek.
101-HATA MESAJLARININ ANLAMI:
Excel'de formüller kullandığımızda, hücrelerde bazen hata mesajları çıkıyor. Bunların anlamı nedir?
#SAYI/0! (#DIV /0!) Formülünüz bir sayıyı sıfıra bölmeye veya bölme işlemi için boş bir hücreye göndermeye çalışıyor. Bildiğiniz gibi bir sayı sıfıra bölünemez.
#AD? (#NAME?) Formül, çalışma tablosunda bulunmayan bir alan adına başvuru yapıyor. Hücrelerinizi adlandırdıysanız, yazım yanlışı yapmış ta olabilirsiniz.
#YOK! (#NULL?) Formülde hücre başvurularını bağımsız değişkenlerden ayırmak için virgül veya noktalı virgül kullanmanız gereken yerlerde boşluk kullandığınızı gösterir.
#SAYI! (#NUMBER!) Formülünüzde bir sayı ile ilgili bir sorunla karşılaştığınızı gösterir. Bu, Excel formülünde yanlış türde bir bağımsız değişken veya hesaplama sonucu, çalışma sayfasında görüntülenemeyecek kadar büyük veya küçük bir değer olabilir.
#REF! Excel, geçersiz bir hücre başvurusu ile karşılaştığında belirir. Bu, formül içinde başvurulmuş bir hücreyi sildiğinizde veya üzerine başka bir hücre yapıştırdığınızda olabilir.
#DEĞER! (#VALUE!) Bir formülde yanlış türde bir bağımsız değişken, yanlış tür bir işlem kullandığınızda veya metin girişi içeren hücrelere başvuru yapan matematik işlemler yapmaya kalkıştığınızda belirir.
102-EXCEL’İ SAYFASIZ AÇMAK:
Excel'i her açtığınızda, karşınıza boş bir kitap sayfası gelir. Mevcut bir Excel dosyasını açacaksanız, bu sayfa boşu boşuna açılmış olur. Excel'in sayfasız olarak açılmasını
istiyorsanız, masaüstünde bir Excel kısayolu yaratın. Bu kısayola sağ fare tuşu ile tıklayıp Özellikler (Properties) komutunu çalıştırın.
Kısayol (Shortcut) bölmesinin Hedef (Target) kısmında yazılı program yolunun sonuna /E parametresini ekleyin.
103-OTOMATİK DOLDURMA:
Excel, haftanın günlerini, ayları ve rakamları otomatik doldurabilir. Örneğin bir hücreye Ocak yazın; bu hücreyi seçili duruma getirip sağ alt köşesindeki noktayı fare ile çekiştirerek seçili alanı sütunun altına doğru 4-5 hücre genişletin. Diğer hücrelerin (Şubat, Mart, Nisan,…) olarak dolduğunu göreceksiniz. Rakamlarda ise en az iki veri girişi gerekir. Örneğin bir sütunda ilk hücreye 1, ikinci hücreye 2 yazıp aynı
işlemi yaparsanız, geri kalan hücreler (3, 4, 5,…) olarak dolar. Bu tür verilerde ilk iki hücreye birer atlamalı doldurma yaparsanız (örneğin 1 ve 3 ya da Ocak, Mart) otomatik doldurma işlemi de birer atlamalı devam eder (1, 3, 5, 7, 9… veya Ocak, Mart, Mayıs,… gibi). Sadece gün, ay ve rakamlarla da sınırlı değilsiniz. Otomatik doldurulacak serileri
kendiniz tanımlayabilirsiniz. Bunun için Araçlar*Seçenekler*Özel Listeler (Tools*Options*Custom Lists) bölümüne girip YENİ LİSTE seçeneğini işaretleyin ve Liste Girdileri (List entries) kısmına serinizi yazıp Ekle (Add) düğmesine tıklayın.
104-OTOMATİK SÜZME:
Excel'de her sütuna girdiğimiz veriler uzadıkça uzuyor. Bazen tablonun tamamını değil, belirli bir değere sahip girdileri görüntülemek istiyoruz. Bunu nasıl yaparız?
Bu işlemi Excel'in AutoFilter (Otomatik Süz) özelliğini kullanarak gerçekleştireceksiniz. Önce işlemi uygulayacağınız sütunları seçili hale getirin. Sonra Veri*Süz*Otomatik Süz (Data*Filter*AutoFilter) seçeneğini aktif hale getirin. Bu işlemi yaptığınızda bütün sütunların başlarına birer kutucuk konacaktır. Artık bu kutucuklardan filtreleme kriter
seçeneklerinizi belirtebilirsiniz. Kutucuğa sol fare düğmesiyle bir kere tıklayın. Aşağı doğru açılan bir liste kutusu belirecektir. Burada sütundan görmek istediğiniz kriterleri belirleyebilirsiniz. Otomatik Süz seçeneğini kullanarak kriterlerinizi değişik yönlerde yöntemlerle belirleyebilirsiniz. Örneğin aşağı doğru açılan liste kutusunda Özel
(Custom) seçeneğini tercih ettiğinizde, ekrana Özel Otomatik Süzme (Custom AutoFilter) diyalog kutusu gelecektir. Bu seçenek kutusunu kullanarak seçiminize büyüktür, küçüktür, eşittir, vs.. gibi seçenekleri de ekleyebilirsiniz. Ayrıca bu süzme yöntemi ile kaç girdi bulunduğunu görmek istiyorsanız, durum çubuğuna bakın. Burada belirlediğiniz kritere göre bulunan girdi sayısı yazıyor olacaktır.
105-EXCEL TABLOSUNU WORD’E AKTARMAK:
Bunun üç yolu var: Basit Yapıştırma (bkz. Bunları da Bilin!; xx. Tablo Yapıştırma); Gömme; ve Bağlama. Basit yapıştırma hesap tablosunun sadece bir görüntüsünü yapıştırır. Excel'de bu hesap tablosunu açıp yapacağınız değişiklikler, Word'e yapıştırılmış tabloya yansımaz. Gömme (Embedding) işleminde ise, Excel tablosunda yapacağınız değişiklikler Word'e yapıştırılmış tabloya yansımaz, ancak Word'deki tablo üzerine çift tıkladığınızda, tablo ile birlikte Word'ün araç çubuğu ve menüleri
Excel'inki gibi olur ve tablo üzerinde gerekli değişiklikler yapılabilir. Gömme işlemi için şu adımları izleyeceksiniz: Excel'deki tabloyu seçip +C tuşlarıyla kopyaladıktan sonra Word'e geçin ve Düzen*Özel Yapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın. Açılan diyalog kutusunda Yapıştır (Paste) ve Microsoft Excel Çalışma Sayfası
Nesne'yi (Microsoft Excel Worksheet Object) seçin. Tamam düğmesine tıklayın.
Bağlama (Linking) işlemi ise Excel'deki tabloda sonradan yaptığınız değişikliklerin, Word'e yapıştırdığınız tabloya yansımasını sağlar.
Bağlama işlemi için şu adımları izleyeceksiniz: Excel'deki tabloyu seçip +C tuşlarıyla kopyaladıktan sonra Word'e geçin ve Düzen*Özel Yapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın. Açılan diyalog kutusunda Bağ Yapıştır (Paste Link) ve Biçimlendirilmiş Metin'i (Formatted Text) seçip Tamam düğmesine tıklayın. Word'deki tablo üzerine sağ fare tuşu ile tıklayıp açılan menüden Bağlantıyı Güncelleştir
(Update Link) komutuna tıklarsanız, tablonuz Excel'de yapılan değişikliklere göre güncellenir. Bu menüde Excel'de bağlantı kurulmuş dosyayı açmak için de komutlar vardır.
106-VERİLERİ FORM HALİNDE DÜZENLEMEK:
Excel'de girdiğimiz verileri bir form halinde düzenlemek, bu forma yeni veriler girmek ve istediğimiz verileri aratmak mümkün mü?
Elbette. Örneğin elimizde firma isim ve telefonlarının bulunduğu bir veritabanı olsun. Bu veritabanın tümünü seçip Veri*Form (Data*Form) komutuna tıklayın. Karşınıza aşağıdaki gibi bir form kutusu gelecek. Bu formu dBase tarzı gerçek bir veritabanı formu olarak kullanabilirsiniz.
Yeni (New) komutuna tıklayarak ilgili alanlara yeni veriler eklerseniz, bunlar Excel tablonuzda en alt satıra eklenecektir. Bu şekilde büyük bir veritabanı oluşturduysanız, Ölçüt (Criteria) komutuna tıklayarak istediğiniz gibi arama yaptırabilirsiniz.
107-ZAMAN GRAFİĞİNİN EĞİLİMİ:
Excel'de bir zaman serisine göre girdiğimiz verilerle bir çubuk grafik hazırladık. Bu çubuk grafik üzerinde serinin genel gidişini (trendini) gösterebilir miyiz?
Bunun için EĞİLİM (TREND) işlevini kullanacaksınız. Örneğin elimizde aşağıdaki gibi bir veritabanı olsun. Satış Trendini (eğilimini) hesaplamak için, A3 alanına Satış Trendi yazdıktan sonra B3:G3 alanını seçin. Hemen ardından =EĞİLİM(B2:G2) formülünü yazıp ++ tuşlarına aynı anda basın. Böylece satış trendi
değerlerini bulmuş oldunuz. Bunu grafiğe dönüştürmek içinse, A1:G3 arasındaki hücreleri seçin, Grafik Sihirbazı (Chart Wizard) düğmesine tıklayıp çalışma sayfası üzerinde bir grafik alanı yaratın. Grafik Sihirbazı'nın 2. adımında tipi olarak karma (çizgi-çubuk) grafik türünü, 3. adımda ilk seçeneği işaretleyin. Böylece aşağıdaki gibi, hem aylık satışları hem de satış trendini gösteren bir grafik elde edeceksiniz.
108-SÜTUNLARI SATIR OLARAK KOPYALAMAK:
Excel'de Sayfa1 de hazırladığım bir formun başlığı A1 ile A10 hücreleri arasında bulunmaktadır. Sayfa1 de A sütununa yazılmış bu verileri Sayfa2 de 1. satıra kopyalamak istiyorum. Bu işlemi yapabileceğim en kısa yol hangisidir?

Excel'de bu olay çok hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilir. Tablonuza girmiş olduğunuz veri başlıkları Şekil1 deki gibi Sayfa1 de olup Ayları içersin. Veri girilmiş olan bu hücreleri seçin ve Kopyala komutunu kullanarak kopyalayın. Sonra Sayfa2'ye geçin, veriyi yapıştırmak istediğiniz satırın ilk hücresini seçin ve Düzen (Edit) menüsünden Özel Yapıştır (Paste Special) seçeneğini tıklayın. Ekrana Özel Yapıştır (Paste Special) penceresi gelecektir. Bu pencerenin sağ alt kısmında bulunan Devrik (Transpose) seçenek düğmesini tıklayın ve Tamam düğmesine basın. Şekil2 deki görüntüyü elde etmiş olacaksınız.

EXCEL PÜF NOKTALARI


69-OTOMATİK TOPLAMA
Satırlarda verilerim bulunuyor. Bu verilerin yanına da o satırın toplamını yazmak istiyorum . E2 hücresine gelip otomatik toplama tuşuna bastığımda aynen istediğim gibi B2:D2 toplamı buraya yazılıyor. E3 hücresi için de problem yok. Ancak E4 hücresinden itibaren problemler başlıyor. E4 hücresine gelip otomatik toplama tuşuna basınca bu sefer bu hücreye E2:E3 toplamı yazılıyor. Bu neden oluyor? Neyi yanlış yapıyorum?
Siz herhangi bir şeyi yanlış yapmıyorsunuz. Bu problem 123 for Windows’da da var, Quattro Pro for Windows’da da. Nedeni ise otomatik toplamanın yatay-dikey ayrımı yapmaması. E2 satırında yukarıda yer olmadığı için soldakileri topluyor, E3 satırında yine yukarıda sadece tek bir sayı olduğu için soldakileri topluyor. E4’e gelince işler karışıyor çünkü burada hem yukarıda hem de solda sayılar var. Öncelik yukarıdaki sayılara veriliyor (zaten biz de sayıları alt alta yazıp toplamaz mıyız?) ve E2:E3 arası toplanıyor.
Probleminizin çözümü çok basit ve bütün hesap tablosu programları için geçerli. Bütün yapacağınız otomatik toplama tuşuna basmadan önce B2:E4 alanını seçili duruma getirmek. Daha sonra da otomatik toplama tuşuna basmak. Böyle yapınca aynen istediğiniz gibi B ile D arasındaki sayılar toplanacak ve E sütununa yazılacaktır.
70-HÜCRELERİ OTOMATİK OLARAK DOLDURMA
Hesap Tabloları son sürümlerinde, otomatik doldurma araçlarını hizmetinize sunmuştur. Diyelim ki hesap tablonuzda sık sık işyerinde çalışanların isimlerini kullandığıjnız dosyalar var. Her seferinde bu isimleri tek tek girmek yerine otomatik doldurma araçlarını kullanabilirsiniz. 1-2-3'de "Fill by Example", Excel'de "Auto Fill", Quattro Pro'da "Speed Fill" ardışık kalıplar yaratıp istediğinizde kullanmak mümkün. Lotus 1-2-3'de sık sık kullanacağınız listeyi programın FILLS.INI dosyasında oluşturuyorsunuz. Bu dosya SR4WPROGRAMS alt dizininde bulunuyor.
Lotus halihazırda 3 tane set kullanmış size [SET 4] ile başlamak düşüyor. Listemizde kullanacağımız maddeleri ITEMx=,(x burada listedeki madde numarasını veriyor) diye ayrı ayrı satırlara giriyoruz. Listenizin hep aynı kalmasını istiyorsanız boş bir satıra
case=exact yazmanız gerekiyor. Listeyi kullanmak artık çok kolay istediğiniz bir hücreye bir madde yazın ve alanı belirleyin daha sonra Range * Fill by Example komutunu çalıştırın. Listeniz hazır.
Excel 5.0'da böyle bir işlem yapmak için daha az uğraşıyorsunuz. Menüden Tools* Options komutlarını ve hemen ardından Custom List'i seçiyoruz. New Liste'e bir kere tıklayın ve listenizi oluşturun. Listeyi kaydetmek için Add'e tıklayın.
Kullanım ise 1-2-3 ile hemen hemen aynı. Listeden bir maddeyi hücreye yazıp, hücrenin köşesinde + belirince sürükleyin. Ayrıca bir yol daha var: Alanı belirledikten sonra Edit * Fill komutlarını seçmek.
Quattro Pro'da da 1-2-3 ile hemen hemen aynı yolu izliyoruz. Onun da QPW.INI isimli bir dosyası var. Kalıpları bu dosyaya yzıp kaydediyorsunuz. Örneğin Çalışanlar=Serkan, Fulya, Burak dediğinizde Çalışanlar listenin ismi oluyor. Artık kullanım için geriye sadece isimlerden birini girip alanı belirlemek ve Speed Fill komutunu vermek kalıyor.
71-KÜÇÜK KÜÇÜK NOTLAR
İçeriği karışık hücreler için açıklama yazmak Excel’de çok sık yapılan bir işlemdir. Özellikle karmaşık fonksiyonlar içeren hücrelerin yanına genellikle o hücredeki formülleri açıklayan metinler girilir. Excel’de daha önceki sürümlerde de bulunan Not ekleme özelliği bu açıklama metinlerinin çalışma sayfalarında ve çıktılarda gereksiz yer harcamalarını engeller. Herhangi bir hücreye bir not eklemek için Insert/Note’u seçmeniz ve istediğiniz metni girmeniz yeterlidir. Eğer isterseniz ve ses kartınız varsa sesli bir mesaj da kaydedebilirsiniz. Bundan sonra not eklenmiş hücrelerin sağ üs köşelerinde küçük kırmızı bir üçgencik belirecektir. Bu hücrelerin üzerine geldiğinizde notu içeren bir kutu açılacaktır. Hatta kaydetmiş olduğunuz ses dosyası da otomatik olarak çalınıyor. Eh, bu kadar kolaylık sunulunca da kullanmamak olmaz!
72-SATIRLARI İSTİLA EDEN DEĞERLER
Hesap tablosu olarak Excel kullanıyorum. Veriler sütunlarda duruyor ve ben bu değerlerden en fazla tekrar edilenleri bulmak ve sütunun en üstüne otomatik olarak yazdırmak istiyorum. Bunu nasıl başarabilirim? Ece Tekin / İZMİR
Excel tam bu iş için kullanılacak bir formül geliştirmiş. =ENÇOK_OLAN() adındaki bu formül verdiğiniz bir aralıkta en fazla tekrar eden değeri gösteriyor. Yandaki gibi bir hesap tablosuna sahip olduğunuzu varsayalım. Değerler B2:B8 aralığında sütununda yer alsınlar. B1 hücresine de B sütununda en fazla tekrar eden değerin yazılmasını istiyorsunuz. O zaman B1 hücresine gireceğimiz formül
=ENÇOK_OLAN(B2:B8)
şeklinde olacaktır. Bu durumda yan örneğimizde görüldüğü gibi B1 hücresinin değeri en fazla tekrar edilen sayı olan 3 olacaktır.
73-KLASÖRLERİNİZLE ÇALIŞIRKEN BEŞ PÜF NOKTASI
EĞER içini görüntülemek istediğiniz klasörün sabit diskteki adresini biliyorsanız, bu klasöre ulaşmak için iki saat klasörden klasöre tıklayarak atlamak yerine klavyeden klasörün adresini yazmak daha kolaydır. İşte size klasörlerinizle daha verimli çalışmanızı sağlayacak birbirinden değerli 5 püf noktası: L veya L tuşlarına basarak ' Çalıştır' penceresini ekrana getirin. Artık klasörün adresini tıkır tıkır yazarak klasörün içeriğini ekrana çıkartabilirsiniz. Buraya ' Winword' veya ' Excel' gibi program isimleri yazarak bu programların çalışmasını, veya kayıtlı programaların belgelerinin isimlerini yazarak bu belgelerin açılmasını da sağlayabilirsiniz. Örneğin ' C:ocak 98 apor.xls' yazıp tuşuna bastığınızda Windows size bu Excel belgesini açıverecektir. Bir Windows gezgini penceresinde A G (Araçlar * Git) tuşlarına basarak da klasörün adını yazacağınız bir diyalog kutusunu ekrana getirtebilirsiniz. Sık sık bu yöntemi kullanıyorsanız, bu diyalog kutularının içinde yukarı veya aşağı ok tuşlarını kullanarak daha önceden açılmış olan klasör veya programları tekrar ekrana getirebileceğinizi bilin, günü birinde işinize yarayabilir. Bu arada, sık sık kullanılan bir programın veya klasörün ismini yazarken ekrana bakın bir taraftan da. Çünkü Windows bir iki tuş vuruşundan sonra daha önce açılmış uygun bir klasör ismi varsa bunu ekrana getiriveriyor, size de sadece tuşuna basmak kalıyor. DOS penceresi içerisinde iken bir klasöre atlamak istediğinizde komut satırında ' START C:ocak 98' yazıp tuşuna basmanız yeterlidir. Bir ağ bilgisayarında paylaştırılmış olan bir klasöre işaret etmek istediğinizde çift ters bölü kullanabilirsiniz. Örneğin Orhan isimli bir bilgisayarda paylaştırılmakta olan deneme isimli bir klasörün içeriğini orhandeneme şeklinde bir satır ile görüntüleyebilirsiniz.
74-ALANLARA İSİM VERME
Hesap Tablosu yazılımlarında, alanları hücre adresleri ile tanımlamak yerine isim de verilebildiğini duydum. Bu konuda beni aydınlatırsanız çok memnun olurum.
Çalışma tablosundaki alanları hücre adresleriyle tanımlayabileceğiniz gibi isim de verebileceğiniz doğru. Eğer Excel'de çalışıyorsanız, isim vermek istediğiniz alanı işaretleyip Formula * Define * Name komutlarını seçip, belirlediğiniz alana vermek istediğiniz ismi yazın. 1-2-3'de önce / Rnage * Name * Create komutlarını seçip, sonra alan ismini ve adresini yazıp Enter'a basın.
Qattro Pro'da Edit * Names * Create komutlarını seçip alan ismini yazın. Burada isim verilen alan, bazen bir hücre bazen de birden fazla hücreden oluşan bir alan olabilir. İsmi TOP olan B1..B30 alanında toplamak istediğiniz sayıların var olduğunu farz edelim. Bu işlemi, Quattro Pro ve 1-2-3'te
@SUM(B1..B30) veya
@SUM(TOP) ile, Excel'de
=SUM(TOP) formülleri ile yapabilirsiniz.
75-FORMÜL GİRMENİN KOLAY YOLU
EXCEL'İN artık hesap tablolarında bir sütunun başlığından sütun içeriğini isimlendirecek kadar akıllandığını biliyor musunuz. Örneğin başlığı DENEME olan bir grup sayıyı toplamak istediğinizi varsayalım. Eskiden olsa bu sayıları ya =TOPLA(A1:A10) formülü ile toplar ya da bu sayı topluluğuna bir isim verir ve =TOPLA(isim) formülünü kullanırdık. Artık bunlara gerek yok. Aşağıdaki örnek resimde görüldüğü gibi bir tablonun başlıklarını kullanarak Excel'e toplama işlemi yaptırabiliyorsunuz. Resim her şeyi anlatıyor, bütün yapacağınız toplamın yazılacağı hücreye gitmek ve =TOPLA(sütun_başlığı) formülünü kullanmak.
76-EĞER İŞLEVİNİN KULLANILMASI:
Benim bir hesap tablom var, tablomun bir sütununda değişik sayılar yer alıyor. Ben, bu sayıların tipine göre yandaki hücrelere değişik bilgiler yazılmasını istiyorum. Örneğin bu sayı 1 ise "ali", 2 ise "veli" yazılması gibi. Bunu nasıl başarabilirim.
Excel'in EĞER formülünü birkaç kere iç içe kullanarak bu istediğinizi başarabilirsiniz. EĞER formülü
EĞER(karşılaştırma; doğruysa; yanlışsa)
şeklinde kullanılır. Karşılaştırma bildiğimiz mantıksal bir karşılatırmadır. Örneğin 1>2 veya A1=1 gibi. Bu karşılaştırmanın sonucu "doğru" ise "doğruya" bölümündeki değer, yanlış ise "yanlışsa" bölümündeki değer görüntülenir. YANLIŞSA bölümünün içinde bir EĞER formülü daha kullanarak başka bri durumda neler yapılmasını istediğinizi Excel'e anlatabilirsiniz. Sizin durumunuzda kullanacağınız formül
=EĞER(A1=1;"ali";EĞER(A1=2;"veli";"yok"))
şeklinde olacaktır. Burada ilk önce A1 hücresinin değerinin 1 olup olmadığı kontrol ediliyor, eğer 1 ise "ali" metni görüntüleniyor. Eğer değil ise bu sefer de yine A1 hücresinin değerinin 2 olup olmadığı kontrol ediliyor, eğer 2 ise "veli" metni görüntüleniyor. Eğer bu iki seçenekten biri değilse A1 hücresinin değeri, o zaman da "yok" metni görüntüleniyor. Değişik seçeneklere göre iç içe daha fazla EĞER formülü kullanarak istediğiniz sayının karşılığında istediğiniz metnin görüntülenmesini sağlayabilirsiniz. Örnek için aşağıdaki resme bakabilirsiniz.

77-BİR SÜTUNDA KAÇ TANE (EĞERSAY İŞLEVİ)
Excel tablomdaki bir sütunda bir hücrenin kaç kere tekrar edildiğini öğrenmek istiyorum. Ancak bu sayfada öyle bir yapı kurmalıyım ki, örneğin veriler A sütununda iseler B1 hücresine yazdığım değerin sütunda kaç kere tekrar edildiği B2 hücresinde yazılsın. Bunu nasıl başarabilirim.
Sorunuzun cevabı altta görülen Excel dosyasında saklı. Kullanılan formül ise EĞERSAY() formülü. Bu formülün iki parametresi var. Birinci parametresinde sayılacak sütunun adresini, ikinci parametrede ise aranacak ve sayılacak sayı veya metni veriyorsunuz.
Bu örnekte aranacak sütun A sütunu. Burada B2 hücresinde kullanılan formül
=EĞERSAY(A:A;B1)
şeklinde. Yani diyor ki, "A sütununda B1 hücresi ile aynı olan kaç tane hücre var? Bana göster!". Sonuç olarak ekran görüntüsünden de inceleyebileceğiniz gibi, B1 hücresine "ali" yazılmış, bu sütunda 2 tane "ali" olduğu için B2 hücresinde de 2 yazıyor.
78-UZUN İSİM VERMEYİN
Excel'de dosya isimlerinin genişliği maksimum 21 karakter olabilir. DOS'un 8 karakter sınırından sonra 21 karakter genişliğinde dosya ismi tanımlamak ilk anda cazip gelebilir. Fakat bu durumda isim verme süreci zaman alıcı olabilir. Bu arada çalışma tablosu içinde kullandığınız alanların da isimlerinin kısa olmasına dikkat etmelisiniz. Çünkü çalışma tablosu içinde bir hücre içinde maksimum 255 karakter yazabilirsiniz. Bu nedenle hücre içinde yazacağınız formüller içindeki uzun alan isimleri nedeniyle hücredeki formül yazımınızı tamamlamadan formülünüz 255 karakteri aşacaktır.
79-ORTALAMAYA YAKIN SAYI
Excel'de uzun bir liste halinde sayılar girdim. Öyle bir formüle ihtiyacım var ki; ortalama sayıya en yakın sayıyı bulmalı. Böyle bir formül var mı?
Diyelim ki sayılarımız "Değerler" isimli bir alanda olsun. Formülü
=INDEX(Değerler,MATCH(MIN(ABS(Değerler-AVERAGE(Değerler))),ABS(Değerler-AVERAGE_
(Değerler))),ABS(Değerler-AVERAGE(Değerler)),0)
şeklinde yazdıktan sonra Ctrl+Shift ve Enter tularına basınız. Formülün işleyişine gelince; ABS(Değerler-AVERAGE(Değerler)) kısmı, array formüldeki pozitif sayıların sapmalarını verir. MIN sapmalar içinde en küçüğünü bulur. MATCH ise bu en küçük sayının sapmalar içindeki yerini bulur. Son olarak INDEX ise sayıyı o anki pozisyonundan orijinal listedeki pozisyonuna gönderir.
80-HÜCREYE BİR SATIRDAN FAZLA YAZMAK:
Elbette mümkün. Hücre sonuna gelen metnin alt satırdan devam etmesi işlemine Microsoft Türkçesinde “metin sarma” adı veriliyor. Metni sardıracağınız hücreleri seçili duruma getirin. Seçili hücrelerin üzerinde herhangi bir noktaya sağ fare tuşuyla tıklayıp açılan menüden Hücreleri Biçimle komutunu çalıştırın. Ekrana gelen diyalog kutusunun Hizalama bölmesinde Metni Sar seçeneğini işaretleyin ve Tamam düğmesine tıklayın. Bu diyalog kutusunda metnin hizalanması ile ilgili diğer seçenekleri de bulacaksınız.
81-SIRALI DEĞERLERİ OTOMATİK DOLDURMA:
Hücreler belirli bir düzende artan ya da azalan değerler girecekseniz sakın tüm verileri klavyeden tek tek girmeye kalkmayın. Excel’de bu işin de bir kolayı var. Eğer seriniz doğrusal bir artış sergiliyorsa, sadece ilk iki veriyi girin, daha sonra bu iki hücreyi işaretleyip, kulp denilen, işaretli alanın sağ alt köşesindeki siyah noktayı sürükleyin. Eğer büyüyen bir artış görmek istiyorsanız, sağ tuşla sürükleyin ve açılan menüden Growth Trend’i seçin. Eğer sadece tek hücre seçerseniz, tüm alanlar o hücrenin değeriyle doldurulur. İşaretli hücre bir tarih bilgisi içeriyorsa, otomatik olarak günler arttırılır.
82-HÜCRE ÇİZGİLERİNİ GÖSTERMEK/GİZLEMEK
BİR Excel tablosunda çalışırken hücrelerin boyutlarını gösteren kılavuz çizgilerini zaman zaman göstermek zaman zamanda gizlemek isteyebilirsiniz. Bu işi yapacağk bir düğmeyi araç çubuğuna eklemeye ne dersiniz. Böylece bu düğmeye bir defa bastığınızda kılavuz çizgileri görüntülenir, bir defa daha bastığınızda gizlenir. Böyle akıllı bir düğmeyi araç çubuğuna eklemek için aşağıdaki adımları takip edin.
Araçlar menüsünden Özelleştir komutunu çalıştırın.
Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Komutlar bölümüne gidin.
Kategoriler listesinde Formlar seçeneğini seçili duruma getirin. Sağ taraftaki bölümde Kılavuzu değiştir seçeneğini bulun.
Bu seçeneğin üzerine gidin, sol fare düğmesine basın, basılı tutun ve düğmeyi araç çubuklarından herhangi birinin üzerine sürükleyip bırakın.
Tamam düğmesine basarak diyalog kutusunu kapatın.
Artık araç çubuğunda oluşturmuş olduğunuz bu düğmeye basarak kılavuz çizgilerini bir gösterebilir, bir gizleyebilirsiniz.
83-DÜĞMELERİN TANIMLARINI DEĞİŞTİRMEK
DÜĞMELERDEN başladık, düğmelerden devam edelim derim. Herhangi bir Excel araç çubuğundaki düğmenin üzerine fare imlecini getirip biraz bekletirseniz sarı minik bir açıklamanın ekrana geldiğini görürsünüz. Genelde komutun adını içeren bu açıklamayı istediğiniz gibi değiştirebileceğinizi biliyor musunuz.
Yine bir önceki örnekte oluşturduğumuz "sadece görünür hücreleri seçme" düğmesinin açıklamasını "bu düğmeye tıkladığınızda sadece görünür durumdaki hücreler seçilir, gizli hücreler seçilmez" şeklinde bir pehlivan tefrikası yapmak için aşağıdaki adımları izleyin:
1. Herhangi bir araç çubuğunun üzerinde sağ fare düğmesine basın.
2. Açılacak olan menüden Özelleştir komutunu çalıştırın. Özelleştir diyalog kutusu açılacaktır.
3. Açıklamasını değiştirmek istediğiniz düğmenin üzerinde sağ fare düğmesine basın.
4. Ad bölümüne tıklayın, buradaki açıklamayı silin ve kendi açıklamanızı yazın.
5. ENTER tuşuna basın, Özelleştir diyalog kutusunu kapatın.
İşte bu kadar. artık bu düğmenin üzerine fare imlecini getirip biraz bekleyince yazmış olduğunuz açıklama görüntülenecektir. Örnek için aşağıdaki resme bakabilirsiniz.
84-EXCEL'DE SIFIR ATMA
Excel'de hazırladığım tablolarda bol sıfırlı sayılar kullanıyorum. Fakat bunların sütunlara sığması zor oluyor. Sıfırları saklamanın bir yolu yok mu?
Excel'de yaptığınız çalışmalarda bol sıfırlı sayılar kullanıyorsanız, yazdığınız sayının görülebilmesi için sütun genişliğini arttırmanız gerekebilir. Bu da çalışma tablosunun geniş bir alana yayılmasına neden olur. Sütun genişliğini arttırmak yerine bu sayıların 0 olan 3, 6, 9 veya daha fazla hanesini saklayabilirsiniz. Bunun için FORMAT NUMBER komutlarını seçip, ekrana gelen menüden Code Text Box seçeneğini Tab tuşunu kullanarak veya fare ile seçerek #,##0, ifadesini yazmalısınız. Böylece çalışma tablonuzda yazdığınız 100000000 sayısı 100000 olarak, eğer #,##,0,, formatını kullanırsanız 100 olarak görüntülenir.
85-EXCEL DİZİ FORMÜLLERİ İLE SEÇİLİ VERİLERİN ÖZETLENMESİ
Hastanemizde kullanılan ana server'ımızdaki veri tabanından istediğim kriterlere uygun verileri Excel Workbook'uma aktarıyorum. Excel üzerinde bu verileri Pivot tablolar yardımı ile çeşitli analizler yapabilmek için parçalara ayırıyorum. Pivot tablolar benim çeşitli gruplardaki kayıtlarımın toplamlarını veya ortalamalarını almama yardımcı oluyor fakat ben bunların haricinde median hesabını da yapabilmek istiyorum. Excel'deki median() fonksiyonunu biliyorum fakat bir Pivot tablodan median üretme yolu var mı?
Hayır. PivotTable'lar Worksheet'lerdeki gibi istatistiki fonksiyonlar içermezler. Ancak bir alan formülü kullanarak bu işi başarabilirsiniz. Bu işi, verdiğimiz örneği kendinize uyarlayarak adım adım gerçekleştirebilirsiniz. Biz, örnek olarak sizin göndermiş olduğunuz dosyanın bir benzerini kullandık. Hazırladığımız örnek Pivot tablo her doktorun hastalarının ortalama vizite sürelerini hesaplıyor. Değerler eklenmiş olan alan formülü ile seçiliyor ve median'ı hesaplanıyor.
· Yeni bir belge açın ve örnek resimde görülen A1:D17 hücreleri arasındaki veri tabanının aynısını oluşturun· C2:C17 arasındaki hücreleri işaretleyin, sonra Ekle menüsünden Ad * Tanımla komutunu çalıştırın. Alana isim olarak "dok_ad" girin ve Tamam tuşuna basın. Aynı işlemi D2:D17 hücreleri için yapın yalnız burada alana isim olarak "kal_sure" ismini verin.· Veri tabanınız içinden herhangi bir hücreyi seçin ve menüden Veri * Özet Tablo komutunu çalıştırın. Ekrana özet tablo sihirbazının penceresi gelecek. Burada ilk iki adımı üzerinde "ileri" yazan düğmelere basarak geçin. · 3.adımda, alan tuşlarını (düğmelerini) sağ iç tarafa sürükleyerek aşağıdaki görüntüyü oluşturun. Örneğin "kalış süresi" düğmesini özet tablonun üzerine sürüklediğinizde ekranda üzerinde "toplam kalış süresi" yazan bir düğme görüntülenecektir.
· özet tabloyu örnek resimdeki gibi hazırladıktan sonra Özet Tablo sihirbazının "son" düğmesine basın. Pivot tablo hazırlanacak ve Excel belgenize yapıştırılacaktır. · Ortalama kalış süresini de özet tablonun yanında görüntülemek için özet tablonun B1 hücresindeki, üzerinde Veri yazan düğmenin üzerine bir kere tıklayın ve elinizi farenin düğmesinden çekmeden düğmeyi sağa doğru sürükleyin. Sürükleme esnasında fare simgesi dikey tablodan yatay tabloya dönüşene kadar sürükleme işlemine devam edin. · D2 hücresine "Median" etiketini yazın. D3 hücresine

=ORTANCA(EĞER(dok_ad=A3;1*kal_sure;""))

formülünü girin. Bu formülün bir dizi formülü olarak işlenmesi için tuşlarına basın. Aynı formülü D4 ve D5 hücrelerine kopyalayın. İşte median değerleriniz!
Bu örnekte, EĞER() fonksiyonu her hasta için vizite süresini hesaplar. Daha sonra kullanılan ORTANCA() fonksiyonu her doktor için ayrı ayrı vizite süresinin median değerlerini hesaplar.
86-WORD VE POSTA LİSTELERİ
Merhaba. Geçtiğimiz aylarda yazdığınız bir püf noktasında Word'ün adres-etiket birleştirme seçeneklerini kullanarak Word belgelerinin içinde Excel'den veri alabileceğimizden bahsetmiştiniz. Benim ise farklı bir isteğim var. Acaba Word'ün yine bu adres-etiket birleştirme seçeneklerini kullanarak arkadaşlarıma özel e-mail'ler gönderebilir miyim? Yani içlerinde isimlerinin yazdığı mailler gibi. Bunu nasıl başarabilirim? Word 97 ve Outlook Express kullanıyorum.
Ben de bu tür bir soru ne zaman gelecek diye bekleyip duruyordum. Internet ile o kadar iç içe geçti ki bilgisayar kullanıcıları, artık hemen hemen bütün işlerini e-mail yolu ile halletmek istiyorlar. Söylediğiniz seçeneğin olup olmadığını araştırdım ve buldum. Word ile bunu başarabiliyorsunuz, hem de çok güzel başarabiliyorsunuz. Bunun için önce sisteminizde değişik programlardan gelen e-mail isteklerine cevap verecek bir MAPI istemcisi bulunmalı. Hemen hemen bütün gelişkin e-mail programlarından MAPI istemcisi olma seçeneği bulunuyor. siz mektubunuzda Outlook Express kullandığınızı yazmışsınız. Bu yüzden önce Outlook Express'in nasıl MAPI istemcisi yapılacağını anlatayım. Başka e-mail programlarını kullananlar da kendi kullanmakta oldukları e-mail programı ile benzer ayarlar yapıp buy MAPI işini ayarlayabilirler.
Outlook Express programını MAPI istemcisi yapmak için önce programı çalıştırın. TOOLS menüsünden OPTIONS komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun GENERAL bölümüne gelin. Burada MAKE OUTLOOK EXPRESS MY DEFAULT SIMPLE MAPI CLIENT (Outlook Express'i basit MAPI istemcim yap) seçeneğini aktif hale getirin. Örnek için aşağıdaki resme bakabilirsiniz.
Bu ayarı yaptıktan sonra TAMAM düğmesine basıp diyalog kutusunu kapatın. MAPI ayarlarınızın aktif olabilmesi için Windows'u kapatıp açın. Windows tekrar açıldıktan sonra artık istediğiniz işlemi yapmaya başlayabiliriz.
Aşağıdaki örnek resimde görüldüğü gibi bir Excel dosyası oluşturun. Gördüğünüz gibi birinci sütunda e-mail göndereceğiniz kişinin adı, ikinci sütunda da bu kişinin e-mail adresi bulunuyor. Ben örnekte bizim editörlerin e-mail adreslerini kullandım, elbette sizin de listeniz değişik olacaktır. Dosyayı herhangi bir isim vererek sabit diskte bir yerlere kaydedin.
Dosyayı kaydettikten sonra Word uygulamasını açın. Bir belgeye e-mail mesajınızı yazın. Kullanıcı isminin yazılacağı bölümü boş bırakın, oraya sonra döneceğiz. E-mail mesajınızı yazdıktan sonra dosyayı kaydedin. Daha sonra ARAÇLAR menüsünden ADRES MEKTUP BİRLEŞTİR komutunu çalıştırın. Ekrana aşağıdaki örnek resimde de görüldüğü gibi üç adımlı bir diyalog kutusu gelecektir.
Burada önce gönderilecek olan mesajın yer aldığı belgeyi belirtmelisiniz. Bunun için birinci adımda YARAT * MEKTUP FORMLARI komutunu çalıştırın. Ve ekrana gelecek olan diyalog kutusunda ETKİN PENCERE düğmesine basın.
İkinci adımda bilgilerin alınacağı veri tabanını yani bizim örneğimizdeki Excel dosyasını Word'e bildirmemiz gerekiyor. Bunun için VERİ AL düğmesine basın. Açılacak olan menüden VERİ KAYNAĞI AÇ komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunu kullanarak adres ve isimlerin yer aldığı EXCEL belgesini işaretleyin. Belgeyi açtığınızda, Word sayfasında hiçbir veri alanının işaretlenmediğini bildiren bir hata mesajı ile karşılaşacaksınız. BELGEYİ DÜZENLE düğmesine basın. Bu düğmeye basınca diyalog kutularının kapatıldığına şahit olacaksınız. Word'ün üst tarafına da yeni bir araç çubuğu eklenecek. Şimdi bu araç çubuğunu kullanarak belge içerisinde arkadaşlarınıza yollayacağınız e-mail içerisinde yer alacak olan isim soyadı e-mail adresi gibi bilgilerin nereye yazılacağını ayarlayacaksınız.
Bir verinin yazılmasını istediğiniz yere imleci getirin. Daha sonra araç çubuğundaki BİRLEŞTİRME ALANI EKLE menüsünü kullanarak eklemek istediğiniz alanı belgeye ekleyin. İşiniz bittiğinde aşağı yukarı örnek resimde görüldüğü gibi bir Word belgesi ile karşılaşacaksınız.
Veri vaziyetini böyle ayarladıktan sonra tekrar ARAÇLAR menüsünden ADRES MEKTUP BİRLEŞTİR komutunu çalıştırın. Artık diyalog kutusunda BİRLEŞTİR düğmesine basabilirsiniz. Bu düğmeye bastıktan sonra ekrana gelecek olan diyalog kutusunun sol üst tarafındaki aşağı doğru açılan listeden "Elektronik Posta" seçeneğini aktif hale getirin. Bu seçeneği aktif hale getirdikten sonra KUR düğmesine basın ve burada Excel dosyasından e-mail adreslerinin alınacağı sütunun başlığını seçili duruma getirin. Hemen altında da gönderilecek olan e-mail mesajının SUBJECT yani konu bölümünde yazacak olan metni ayarlayın ve TAMAM düğmesine basın.
Şimdi Internet'e bağlanın. Daha sonra tekrar Word uygulamasına dönün ve Adres Mektup birleştirme diyalog kutusunda BİRLEŞTİR komutunu çalıştırın. Mail programınız kullanılarak yazmış olduğunuz e-mail mesajı Excel dosyasında ayarlamış olduğunuz e-mail adreslerine teker teker postalanacaktır. Geçmiş olsun.
87-EXCEL DOSYALARINIZI HTML OLARAK KAYDETMEK
Office 97'nin Internet desteği Web sayfası hazırlayan kullanıcıları oldukça memnun ediyor. Bu arada bu paketin Internet yeteneklerinden haberi de olmayanlar olabilir diye düşündük ve bu ay Excel belgelerini Internet üzerinde yayınlamak üzere HTML dosyaları olarak kaydetmeyi gösterelim dedik. Excel dahil herhangi bir Office uygulamasının belgesini HTML olarak kaydetmek için önce Web sayfası yazma eklentisinin pakete yüklenmesi gerekiyor. Bu eklentinin Office'nize yüklenip yüklenmediğini öğrenmek için basit bir yöntem var. Excel programını açın, boş bir belge ekrandayken Dosya menüsünü açın. Eğer menüde "HTML olarak kaydet" diye bir komut varsa Web sayfası yazma eklentisi sisteminize yüklenmiştir.
Eğer sisteminizde Web sayfası yazma eklentisi yoksa bu eklentiyi sisteme yüklemek için Office CD'nizi bilgisayarın CD-ROM sürücüsüne takın. Denetim Masasını açın ve Program Ekle/Kaldır simgesine çift tıklayın. Buradaki listede Microsoft Office'i bulun ve üzerine çift tıklayın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun (Office CD'sini takmanızı ister) TAMAM düğmesine basın. Office kurulum programı çalışacaktır. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Ekle/kaldır düğmesine basın. Buradaki seçeneklerden Web Sayfası Yazma seçeneğini aktif hale getirin ve TAMAM düğmesine basın.
Yükleme işlemi tamamlandığında TAMAM düğmesine basarak yükleme programını kapatın. Şimdi Excel dosyalarınızı HTML olarak kaydedebilirsiniz. Bir Excel hesap tablosunu HTML olarak kaydettiğinizde sayfa içerisindeki veriler bir tablo olarak, grafikler de GIF görüntü dosyası olarak kaydedilir. Aşağıdaki gibi basit bir Excel sayfasına sahip olduğumuzu varsayalım.
Burada görüldüğü gibi dosyamızda bir veri alanı ve bu veri alanını baz alarak çizilmiş olan bir grafik söz konusu. Şimdi dosyayı kaydedelim, daha sonra da HTML formatına dönüştürmek için Dosya menüsünden HTML olarak kaydet komutunu çalıştıralım.
Ekrana Internet yardımcısı sihirbazı gelecek. Dört adımda Web dosyası yazmanıza imkan veren bu sihirbazın birinci adımında HTML dosyasına kaydedeceğiniz verilerin girilmesi istenecektir. Basit Excel dosyalarının veri alanlarını sihirbaz otomatik olarak tanır ve kaydeder. Ancak karmaşık dosyalar söz konusu olduğunda burada bazı ayarlamalar yapmanız gerekebilir. Bir alanın HTML dosyasında tablo olarak görüntülenmesi için bu diyalog kutusunda Ekle düğmesine basın, fare ile tablo olarak görmek istediğiniz alanı seçili duruma getirin ve Enter tuşuna basın. Bu alan Aralık$x$y şeklinde listeye eklenecektir. Alanlar yukarıdan aşağıya listelenecektir. Web sayfasında üstte görülmesini istediğiniz alanları yukarı ok yardımı ile listede yukarıya aşıyabilirsiniz.
HTML dosyasına yazılacak olan veri alanlarını bu adımda belirledikten sonra İleri düğmesine basın. Bu düğmeye bastığınızda yeni bir adım gelecek. Burada dosyaları varolan bir HTML dosyasına eklemek veya sıfırdan boş bir HTML dosyası yaratmak kararlarından birini verebilirsiniz. Boş bir HTML dosyası yaratmak en iyisi, karışıklığa meydan vermez en azından. Tekrar İleri düğmesine basarak üçüncü adıma geçelim.
Bu adımda HTML dosyasının genel görünüşünün ayarlarını yapmak mümkündür. Örnek resimde de görüldüğü gibi, Web sayfasının başlığını, sayfada yazılacak olan mesajı ve güncelleme tarihini sayfaya bu diyalog kutusunu kullanarak girebilirsiniz.
Bu ayarları da yaptıktan sonra sihirbazın son adımına geldiniz. Burada sayfanın dilini ve hangi klasöre kaydedileceğini belirleyin. SON düğmesine bastığınızda dosyanız HTML olarak kaydedilecektir. Grafikler de aynı klasöre GIF dosyası olarak kaydedilir. Dosyayı kaydettiğiniz yere gidin ve HTML dosyasının üzerine çift tıklayın. Eğer aşağıdaki gibi bir görüntü ile karşılaşırsanız başarılısınız demektir.
88-GRAFİK YARATMAK:
EXCEL’ De istediğiniz grafiği yaratmak ve istediğiniz değerleri üzerinde göstermek .
Grafiği çalışma yaprağınızın ( işlem tablonuzun ) içinde görmek istiyorsanız, grafiğini çizmek istediğiniz verileri seçer ve araç çubuğu üzerindeki Grafik Sihirbazı düğmesine tıklarsınız. Yaratabileceğiniz grafik türlerinin sayısı seçmiş olduğunuz verilere bağlıdır. Bu veriler, ( bir sütün ya da satır gibi ) tekbir veri serisi içerebileceği gibi, bir çok satır ve sütunu, yani birden çok veri serisini içerebilir. Örneğin, çember grafikler tek veri serisi kabul ederler. Yani ne kadar satır ya da sütun seçersiniz seçilen, çember grafikte bu satır ya da sütunlardan yalnızca birincisi grafiklenir.
Kullanacağınız verileri seçtikten sonra, grafiğin konmasını istediğiniz yeri belirtmelisiniz. İstediğiniz kadar büyük ya da küçük bir alan belirtebilirsiniz. Daha sonra istediğinizde grafiğin boyutlarını değiştirebilirsiniz.
89-GRAFİK TÜRÜ SEÇMEK:
Microsoft Office 95 & 97'de Grafik Sihirbazı bir çok grafik türü içerir. Bu türler ya da kategoriler içinden, temel grafik türünün bir çok çeşidini ( alt türünü ) seçebilirsiniz. Örneğin kılavuz çizgileri ya da etiketler içeren bir çeşit seçebilirsiniz.
Seçtiğiniz grafik türüne bağlı olarak verilerinizin değişik görünüşlerini elde edebilirsiniz. Çubuk ve Sütun grafikler veri serilerini karşılaştırırlar; örneğin her bölgedeki, ya da her yılın satış rakamları gibi. Sütun grafikler zamanla değişen rakamların karşılaştırmasını yapmakta daha uygundur. Çember grafikler bir parçanın bütüne ne kadar katkısı olduğunu göstermek, alan grafikleri değerlerin zaman içindeki değişim miktarlarını göstermek için en uygun grafik türleridir. Değişik grafik türlerini kullanmaya başladıktan sonra, verebileceksiniz
90-MAKROLARI TÜM KİTAPLARDA ETKİN KILMAK:
Excel'de makro yaratmaya çalışıyoruz ama yazdığımız makro, sayfa
(sheet) olarak üzerinde çalıştığımız kitapa ekleniyor. Makroları tüm kitaplarda geçerli kılmanın yolu yok mu?
Bu, Excel'i yaratanların bir azizliği. Excel'de makrolar Word'den farklı bir şekilde kaydedilir. Makrolarınızı tüm belgelerde geçerli kılmak için şu yolu izlemelisiniz: Excel'de bir kitap (workbook) açın. Araçlar*Makro Kaydet*Yeni Makro Kaydet (Tools*Record Macro*Record New Macro) komutuna tıklayın. Karşınıza gelen diyalog kutusuna yeni makronuzun adını girin ve Seçenekler (Options) düğmesine tıklayın. Saklama Yeri (Store in) kısmında Kişisel Makro Çalışma Kitabı (Personal Macro Workbook)
seçeneğini işaretleyin. Tamam düğmesine tıklayarak açılan Modül sayfasında yeni makronuzu yazın. (Bu şekilde makro yazmak için Visual Basic for Applications dilini bilmeniz veya elinizde makro örneklerinin olması gerekir.) Dosyayı PERSONAL.XLS adıyla EXCELXLSTART dizinine kaydedin. Bundan böyle her Excel'i açtığınızda bu dosya karşınıza gelecek, yarattığınız her yeni makro bu dosyaya eklenecek ve üzerine açtığınız tüm dosyalarda tüm makrolarınız geçerli olacak. Tabii, Excel'i her açtığınızda PERSONAL.XLS dosyasının görünmesini istemeyebilirsiniz.
Öyleyse bu dosya açıldığında Pencere*Gizle (Windows*Hide) komutunu çalıştırın. Yeni bir makro yaratacağınız zaman bu dosyayı Pencere*Göster (Window*Unhide) komutuyla görünür hale getirmeniz gerektiğini de unutmayın.
91-VERİLERİ SIRALAMAK VE SÜZMEK:
Excel'de girdiğim verileri sıralamak veya süzmek (filtrelemek) istediğimde bunların doğru sırada olmadığını görüyorum. Nedendir ve nasıl düzeltilir?
Bu, büyük olasılıkla, girdilerin başında yanlışlıkla boşluk bırakıyor olmanızdan kaynaklanıyor. Ama tek tek bu boşlukları silmek zorunda değilsiniz. Seçtiğiniz hücrelerde bunu sizin yerinize yapan bir makro var:
Sub BoslukSil()
For Each c In Selection.Cells
c.Value=Application.Trim(c.Value)
Next c
End Sub
92-HESAPLAMA SONUÇLARININ RAKAMSAL DEĞER OLARAK GÖRÜNTÜLENMESİ:
Formül (işlev) kullanarak yaptığım hesapların, formül olarak değil, rakamsal değer olarak görünmesini istiyorum.
Bir hücrede formül kullanarak yaptığınız hesabı başka bir hücreye kopyalayacaksanız, bu hücreyi seçin ve Ctrl+C tuşları ile kopyalayın. Sonra kopyalama yapacağınız hücreye geçerek Düzen*Özel Yapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın. Ekrana gelen diyalog kutusunda Değerleri (Values) seçeneğini işaretleyip Tamam düğmesine tıklayın. Ama bir hücre veya hücre grubundaki formülleri rakamsal değere çevirmek istiyorsanız, şu makroyu da kullanabilirsiniz:
Sub Form2Deger()
For Each c In Selection.C ells
c.Formula=c.Value
Next c
End Sub
93-HÜCREYİ METNE UYDURMAK.
Excel'de yazdığınız bir metnin yazıldığı hücreye tamı tamına uymasını sağlamak için Biçim*Sütun*En Uygun Genişlik (Format*Column*AutoFit) komutunu kullanabilirsiniz. Bu işlemin en pratik yolu ise, metni girdikten sonra fare imlecini hücrenin bulunduğu sütunun başlığına götürüp, sağ hücre sınırı üzerine çift tıklamaktır. Aynı şey satırlar için de geçerlidir.
94-ÇOK UZUN SAYFALAR.
Excel durum çubuğu tüm sayfaları aynı anda görüntülemeye yetmez. Tüm sayfaları görmek için durum çubuğunun sağındaki sola sağa kaydırma düğmelerinin üzerine sağ fare tuşu ile tıklayın ve istediğinizi seçin.
95-OTOMATİK TOPLAM.
Bir sütundaki tüm değerleri toplamını o sütunun altındaki hücreye yazdırmak istiyorsanız, bu hücreye gelip araç çubuğundaki Otomatik Toplam (üzerinde sigma simgesi var) düğmesine tıklayabilirsiniz. Klavyeyi tercih edenler ise ++0 tuşuna basabilir.
96-ENTER TUŞUNU KONTROL EDİN.
Excel'de bir hücreye yazdıktan sonra tuşuna basarsanız, etkin hücre seçicisi bir alt hücreye, + tuşuna basarsanız bir üst hücreye geçer. Ama genelde alt alta hücreleri değil yan yana hücreleri dolduruyorsanız bu düzeni değiştirebilirsiniz. Araçlar*Seçenekler*Düzen (Tools*Options*Edit) bölmesine girin, Yön bölmesini Sağ olarak belirleyin. Artık tuşuna bastığınızda bir sağdaki hücre seçilecek.
97-HIZLI KOPYALAMA.
Bir hücrenin içeriğini bir alttaki hücreye kopyalamak istiyorsanız, alt hücreye gidip +<"> tuşlarına basın.
98-FORMÜL KOPYALAMA.
Aynı formülü aynı anda birden fazla hücreye girmek için, hücrelerin tümünü seçin, formülü yazın ve + tuşuna basın.
99-BÜYÜK ALANLARI SEÇMEK.
Büyük bir veri alanını fare ile kaydırarak seçmek yerine bir anda geniş bir seçili alan oluşturabilirsiniz. Bunun için +* tuşlarına basmanız yeterli. Excel sizin için bu büyük alanı seçecektir.
100-HESAPLAMA SONUÇLARINI BAŞKA SAYFALARDA KULLANMAK:
Hücrelerde formüller kullanarak hesaplama yaptırıyoruz. Bulunan değerleri başka sayfaların başka hücrelerinde de kullanmanın pratik bir yolu var mı?
Diyelim ki, Sayfa1'in D sütununa mart ayı giderlerini kalem kalem girdiniz ve sütun sonunda tüm giderleri toplayıp mart ayı giderlerini buldunuz. Bu toplamı başka hücrelerde kullanacaksanız kopyalayıp yapıştırmak yetmez; çünkü formülde hücre adresleri yeni hücrenin konumuna göre değişir; yani bir anlamda değerler değil formül
kopyalanır. Yapılacak iş, formülü değil hücre adresini kopyalamaktır.
Örneğin mart ayı toplamı, Sayfa1'in D5 hücresinde ise bunu başka bir sayfadaki başka bir hücreye kopyalarken =Sayfa1!D5 formülünü kullanmanız gerekir. Bunun pratik yolu ise, kaynak alınacak hücrelere bir ad vermektir. Örneğin, orijinal mart ayı toplamının bulunduğu hücreyi seçip Ekle*Ad*Tanımla (Insert*Name*Define) komutunu çalıştırırsanız, karşınıza Ad Tanımla (Define Name) diyalog kutusu çıkar. Çalışma kitabındaki adlar (Names in workbook) kısmına bir ad girin (örneğin mart_toplam). Burada sözcükler arasında boşluk bırakmamaya dikkat edin. Tamam düğmesine tıkladığınızda o hücrenin bir ismi olur. Artık o çalışma kitabının herhangi bir sayfasında herhangi bir hücreye =mart_toplam yazdığınızda, orijinal hücredeki mart ayı toplamı görünecek.
101-HATA MESAJLARININ ANLAMI:
Excel'de formüller kullandığımızda, hücrelerde bazen hata mesajları çıkıyor. Bunların anlamı nedir?
#SAYI/0! (#DIV /0!) Formülünüz bir sayıyı sıfıra bölmeye veya bölme işlemi için boş bir hücreye göndermeye çalışıyor. Bildiğiniz gibi bir sayı sıfıra bölünemez.
#AD? (#NAME?) Formül, çalışma tablosunda bulunmayan bir alan adına başvuru yapıyor. Hücrelerinizi adlandırdıysanız, yazım yanlışı yapmış ta olabilirsiniz.
#YOK! (#NULL?) Formülde hücre başvurularını bağımsız değişkenlerden ayırmak için virgül veya noktalı virgül kullanmanız gereken yerlerde boşluk kullandığınızı gösterir.
#SAYI! (#NUMBER!) Formülünüzde bir sayı ile ilgili bir sorunla karşılaştığınızı gösterir. Bu, Excel formülünde yanlış türde bir bağımsız değişken veya hesaplama sonucu, çalışma sayfasında görüntülenemeyecek kadar büyük veya küçük bir değer olabilir.
#REF! Excel, geçersiz bir hücre başvurusu ile karşılaştığında belirir. Bu, formül içinde başvurulmuş bir hücreyi sildiğinizde veya üzerine başka bir hücre yapıştırdığınızda olabilir.
#DEĞER! (#VALUE!) Bir formülde yanlış türde bir bağımsız değişken, yanlış tür bir işlem kullandığınızda veya metin girişi içeren hücrelere başvuru yapan matematik işlemler yapmaya kalkıştığınızda belirir.
102-EXCEL’İ SAYFASIZ AÇMAK:
Excel'i her açtığınızda, karşınıza boş bir kitap sayfası gelir. Mevcut bir Excel dosyasını açacaksanız, bu sayfa boşu boşuna açılmış olur. Excel'in sayfasız olarak açılmasını
istiyorsanız, masaüstünde bir Excel kısayolu yaratın. Bu kısayola sağ fare tuşu ile tıklayıp Özellikler (Properties) komutunu çalıştırın.
Kısayol (Shortcut) bölmesinin Hedef (Target) kısmında yazılı program yolunun sonuna /E parametresini ekleyin.
103-OTOMATİK DOLDURMA:
Excel, haftanın günlerini, ayları ve rakamları otomatik doldurabilir. Örneğin bir hücreye Ocak yazın; bu hücreyi seçili duruma getirip sağ alt köşesindeki noktayı fare ile çekiştirerek seçili alanı sütunun altına doğru 4-5 hücre genişletin. Diğer hücrelerin (Şubat, Mart, Nisan,…) olarak dolduğunu göreceksiniz. Rakamlarda ise en az iki veri girişi gerekir. Örneğin bir sütunda ilk hücreye 1, ikinci hücreye 2 yazıp aynı
işlemi yaparsanız, geri kalan hücreler (3, 4, 5,…) olarak dolar. Bu tür verilerde ilk iki hücreye birer atlamalı doldurma yaparsanız (örneğin 1 ve 3 ya da Ocak, Mart) otomatik doldurma işlemi de birer atlamalı devam eder (1, 3, 5, 7, 9… veya Ocak, Mart, Mayıs,… gibi). Sadece gün, ay ve rakamlarla da sınırlı değilsiniz. Otomatik doldurulacak serileri
kendiniz tanımlayabilirsiniz. Bunun için Araçlar*Seçenekler*Özel Listeler (Tools*Options*Custom Lists) bölümüne girip YENİ LİSTE seçeneğini işaretleyin ve Liste Girdileri (List entries) kısmına serinizi yazıp Ekle (Add) düğmesine tıklayın.
104-OTOMATİK SÜZME:
Excel'de her sütuna girdiğimiz veriler uzadıkça uzuyor. Bazen tablonun tamamını değil, belirli bir değere sahip girdileri görüntülemek istiyoruz. Bunu nasıl yaparız?
Bu işlemi Excel'in AutoFilter (Otomatik Süz) özelliğini kullanarak gerçekleştireceksiniz. Önce işlemi uygulayacağınız sütunları seçili hale getirin. Sonra Veri*Süz*Otomatik Süz (Data*Filter*AutoFilter) seçeneğini aktif hale getirin. Bu işlemi yaptığınızda bütün sütunların başlarına birer kutucuk konacaktır. Artık bu kutucuklardan filtreleme kriter
seçeneklerinizi belirtebilirsiniz. Kutucuğa sol fare düğmesiyle bir kere tıklayın. Aşağı doğru açılan bir liste kutusu belirecektir. Burada sütundan görmek istediğiniz kriterleri belirleyebilirsiniz. Otomatik Süz seçeneğini kullanarak kriterlerinizi değişik yönlerde yöntemlerle belirleyebilirsiniz. Örneğin aşağı doğru açılan liste kutusunda Özel
(Custom) seçeneğini tercih ettiğinizde, ekrana Özel Otomatik Süzme (Custom AutoFilter) diyalog kutusu gelecektir. Bu seçenek kutusunu kullanarak seçiminize büyüktür, küçüktür, eşittir, vs.. gibi seçenekleri de ekleyebilirsiniz. Ayrıca bu süzme yöntemi ile kaç girdi bulunduğunu görmek istiyorsanız, durum çubuğuna bakın. Burada belirlediğiniz kritere göre bulunan girdi sayısı yazıyor olacaktır.
105-EXCEL TABLOSUNU WORD’E AKTARMAK:
Bunun üç yolu var: Basit Yapıştırma (bkz. Bunları da Bilin!; xx. Tablo Yapıştırma); Gömme; ve Bağlama. Basit yapıştırma hesap tablosunun sadece bir görüntüsünü yapıştırır. Excel'de bu hesap tablosunu açıp yapacağınız değişiklikler, Word'e yapıştırılmış tabloya yansımaz. Gömme (Embedding) işleminde ise, Excel tablosunda yapacağınız değişiklikler Word'e yapıştırılmış tabloya yansımaz, ancak Word'deki tablo üzerine çift tıkladığınızda, tablo ile birlikte Word'ün araç çubuğu ve menüleri
Excel'inki gibi olur ve tablo üzerinde gerekli değişiklikler yapılabilir. Gömme işlemi için şu adımları izleyeceksiniz: Excel'deki tabloyu seçip +C tuşlarıyla kopyaladıktan sonra Word'e geçin ve Düzen*Özel Yapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın. Açılan diyalog kutusunda Yapıştır (Paste) ve Microsoft Excel Çalışma Sayfası
Nesne'yi (Microsoft Excel Worksheet Object) seçin. Tamam düğmesine tıklayın.
Bağlama (Linking) işlemi ise Excel'deki tabloda sonradan yaptığınız değişikliklerin, Word'e yapıştırdığınız tabloya yansımasını sağlar.
Bağlama işlemi için şu adımları izleyeceksiniz: Excel'deki tabloyu seçip +C tuşlarıyla kopyaladıktan sonra Word'e geçin ve Düzen*Özel Yapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın. Açılan diyalog kutusunda Bağ Yapıştır (Paste Link) ve Biçimlendirilmiş Metin'i (Formatted Text) seçip Tamam düğmesine tıklayın. Word'deki tablo üzerine sağ fare tuşu ile tıklayıp açılan menüden Bağlantıyı Güncelleştir
(Update Link) komutuna tıklarsanız, tablonuz Excel'de yapılan değişikliklere göre güncellenir. Bu menüde Excel'de bağlantı kurulmuş dosyayı açmak için de komutlar vardır.
106-VERİLERİ FORM HALİNDE DÜZENLEMEK:
Excel'de girdiğimiz verileri bir form halinde düzenlemek, bu forma yeni veriler girmek ve istediğimiz verileri aratmak mümkün mü?
Elbette. Örneğin elimizde firma isim ve telefonlarının bulunduğu bir veritabanı olsun. Bu veritabanın tümünü seçip Veri*Form (Data*Form) komutuna tıklayın. Karşınıza aşağıdaki gibi bir form kutusu gelecek. Bu formu dBase tarzı gerçek bir veritabanı formu olarak kullanabilirsiniz.
Yeni (New) komutuna tıklayarak ilgili alanlara yeni veriler eklerseniz, bunlar Excel tablonuzda en alt satıra eklenecektir. Bu şekilde büyük bir veritabanı oluşturduysanız, Ölçüt (Criteria) komutuna tıklayarak istediğiniz gibi arama yaptırabilirsiniz.
107-ZAMAN GRAFİĞİNİN EĞİLİMİ:
Excel'de bir zaman serisine göre girdiğimiz verilerle bir çubuk grafik hazırladık. Bu çubuk grafik üzerinde serinin genel gidişini (trendini) gösterebilir miyiz?
Bunun için EĞİLİM (TREND) işlevini kullanacaksınız. Örneğin elimizde aşağıdaki gibi bir veritabanı olsun. Satış Trendini (eğilimini) hesaplamak için, A3 alanına Satış Trendi yazdıktan sonra B3:G3 alanını seçin. Hemen ardından =EĞİLİM(B2:G2) formülünü yazıp ++ tuşlarına aynı anda basın. Böylece satış trendi
değerlerini bulmuş oldunuz. Bunu grafiğe dönüştürmek içinse, A1:G3 arasındaki hücreleri seçin, Grafik Sihirbazı (Chart Wizard) düğmesine tıklayıp çalışma sayfası üzerinde bir grafik alanı yaratın. Grafik Sihirbazı'nın 2. adımında tipi olarak karma (çizgi-çubuk) grafik türünü, 3. adımda ilk seçeneği işaretleyin. Böylece aşağıdaki gibi, hem aylık satışları hem de satış trendini gösteren bir grafik elde edeceksiniz.
108-SÜTUNLARI SATIR OLARAK KOPYALAMAK:
Excel'de Sayfa1 de hazırladığım bir formun başlığı A1 ile A10 hücreleri arasında bulunmaktadır. Sayfa1 de A sütununa yazılmış bu verileri Sayfa2 de 1. satıra kopyalamak istiyorum. Bu işlemi yapabileceğim en kısa yol hangisidir?

Excel'de bu olay çok hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilir. Tablonuza girmiş olduğunuz veri başlıkları Şekil1 deki gibi Sayfa1 de olup Ayları içersin. Veri girilmiş olan bu hücreleri seçin ve Kopyala komutunu kullanarak kopyalayın. Sonra Sayfa2'ye geçin, veriyi yapıştırmak istediğiniz satırın ilk hücresini seçin ve Düzen (Edit) menüsünden Özel Yapıştır (Paste Special) seçeneğini tıklayın. Ekrana Özel Yapıştır (Paste Special) penceresi gelecektir. Bu pencerenin sağ alt kısmında bulunan Devrik (Transpose) seçenek düğmesini tıklayın ve Tamam düğmesine basın. Şekil2 deki görüntüyü elde etmiş olacaksınız.